همواره صاحبین بنگاه های اقتصادی و سازمان های تولیدی خدماتی از مدیران خود این انتظار را دارند که با کمترین امکانات، بیشترین راندمان سازمان را ارائه دهند. برای انجام این مهم مدیران می بایست با بررسی چند باره و مدیریت اهداف سازمان به گونه ای اقدام نمایند که بتوانند در گام اول سازمان را در کورس رقابت با سایر رقبا نگه دارند و در گام بعد بتوانند با ارائه خدمات و محصولات جدید از سایر رقبا سبقت بگیرند.
در این وضعیت ابزارهایی که بتواند به مدیران در تصمیم گیری و تعیین اولویت بندی اهداف سازمان کمک کند بسیار مهم و اثر بخش می باشند. تنوع بالایی از ابزارها در این حوزه وجود دارند و بر تعداد آنها روز به روز نیز افزوده می شود از آن جمله می توان ابزارهایی مانند ERP[1]، EAM[2]، RCM[3]، CMMS[4]، TQM[5]، TPM[6]، FMECA[7] را نام برد. اما این ابزارها جهت عملیاتی شدن نیاز به اطلاعات پایه دارند. به طور معمول اطلاعات پایه سازمان از میان پاسخ هایی که به پرسش های زیر داده می شود استخراج می گردد. سوالاتی همانند :
با چه امکانات و تجهیزاتی (ماشین آلات)؟
طی چه پروسه ای و چگونه؟
با استفاده از چه مواد اولیه ای؟
توسط کدام نیروی انسانی؟
و با چه میزان هزینه ای؟
اطلاعات پایه می بایست به صورت دقیق و مناسب از تمام واحد های سازمان استخراج گردد.
اگر قطعه ای از یک تجهیز مهم، نیاز به نگهداری داشته باشد. شما باید بدانید که این کار به چه روشی؟ توسط کدام شخص؟ و با استفاده از چه مواد یا ابزارهایی انجام می شود. اگر این اطلاعات کیفیت لازم را دارا نباشد نمی تواند تاثیر مفیدی در تبادلات اطلاعاتی داشته باشد در نتیجه ابزارهای تصمیم گیری که با استفاده از این اطلاعات پایه به ارائه تحلیل ها و گزارشات می پردازند صحت و دقت لازم را نداشته و نمی توانند کمکی در جهت بهینه سازی نگهداری و افزایش تولید به سازمان کنند. در ضمن به اشتراک گذاری این اطلاعات در بین تمامی واحد ها موجب می شود که هزینه های عملیاتی تا حدود زیادی کاسته شود.
داده های اصلی
داده های اصلی مجموعه ای از واژه ها است که برای توصیف اطلاعات بکار می رود. داده های اصلی به ندرت تغییر می کنند اما در مدیریت، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی اطلاعات سازمان ها اساسا نقش موثر و محوری دارند. اطلاعات توصیف کننده حساب ها، اشخاص، اماکن، مواد و تجهیزات از جمله مواردی هستند که جز داده های اصلی یک سازمان محسوب می شوند. در این نوشتار سعی می شود به داده های اصلی مرتبط با مواد (اقلام) و نحوه مدیریت آن پرداخته شود.
کاتالوگ قلم
کاتالوگ قلم اطلاعاتی کلیدی است که یک قلم بکار رفته در عملیات کسب و کار سازمان را توصیف می کند. این اقلام می توانند قطعات یدکی مورد استفاده در واحد نگهداری و تعمیر، مواد اولیه و کالاهای نیمه ساخته مورد استفاده در واحد تولید، اقلام نگهداری شده در انبار، اقلامی که توسط واحد کنترل موجودی مدیریت می شوند و اقلامی که از یک وندور توسط واحد خرید-تدارکات تامین می شود باشند. کاتالوگ قلم می تواند مبنای تبادل اطلاعات کارآمد و موثر بین واحد های یک سازمان باشد. وجود ارتباط موثر و کارآمد بین واحد ها، تضمین کننده بکارگیری بهینه مواد اولیه و قطعات یدکی موجود در سازمان در شرایط بحرانی و مواقع ضروری می باشد.
وجود یک کاتالوگ قلم باکیفیت نه تنها در تبادل اطلاعات بین سازمان به ما کمک خواهد کرد بلکه می تواند تا حدود زیادی از هزینه های غیر ضروری که از طریق انتخاب نادرست اقلام بر سازمان تحمیل می شود بکاهد و موجب تسریع در یافتن قلم مورد نیاز و تسهیل در استفاده مجدد از اقلام موجود سازمان به جای خرید اقلام تکرای یا مشابه جدید گردد.
مراحل کاتالوگینگ
کاتالوگینگ اقلام یک فرایند پیچیده نیست. به عبارت ساده کاتالوگینگ به معنی بیان توصیف واضحی از ویژگی های قلم می باشد. مثال زیر ما را در شناخت هر چه بهتر فرایند کاتالوگینگ اقلام کمک می کند. در این مثال فهرستی شامل ۱۴ قلم که از طریق قالب های شناسایی توصیف نشده اند و توصیف آنها از طریق متن آزاد انجام گرفته است مورد مطالعه قرار می گیرند.
با نگاهی اجمالی و بررسی فهرست اقلام این سوال مطرح می شود که چه تعداد از این اقلام تکراری یا مشابه با یک قلم کاتالوگ شده هستند؟ برای پاسخ به این پرسش نیازمند آن هستیم که برروی داده های هر قلم فرایندی را که به آن اصطلاحا «استاندارد سازی داده ها» می گویند انجام دهیم. به شکل ساده و اولیه می توان گفت که استاندارد سازی داده ها شامل مراحل زیر است :
- مرتب سازی فهرست به ترتیب حروف الفبا
- آوردن نام قلم به ابتدای هر ردیف و مرتب سازی دوباره فهرست
- یکسان سازی داده ها و تعیین اولویت برای توصیف گرهای نام قلم و اعمال آن در متن و مرتب سازی دوباره فهرست
- اعمال استانداردهای نوشتاری اختصار نویسی جهت کوتاه کردن طول متن هر ردیف و مرتب سازی دوباره فهرست
- غنی سازی و تکمیل نواقص اطلاعاتی متن، بررسی و مقایسه اقلام و استفاده از نام ها و توصیف گرهای استاندارد برای یکسان سازی متن و مرتب سازی دوباره فهرست
فرایند کاتالوگینگ
گام اول : مرتب سازی فهرست به ترتیب حروف الفبا
گام دوم : آوردن نام قلم به ابتدای هر ردیف و مرتب سازی دوباره فهرست
گام سوم : یکسان سازی داده ها و تعیین اولویت برای توصیف گرهای نام قلم و اعمال آن در متن و مرتب سازی دوباره فهرست
گام چهارم : اعمال استانداردهای نوشتاری اختصار نویسی جهت کوتاه کردن طول متن هر ردیف و مرتب سازی دوباره فهرست
گام پنجم : غنی سازی و تکمیل نواقص اطلاعاتی متن، بررسی و مقایسه اقلام و استفاده از نام ها و توصیف گرهای استاندارد برای یکسان سازی متن و مرتب سازی دوباره فهرست
با اعمال پنج گام استاندارد سازی داده ها بر روی ۱۴ ردیف اطلاعاتی مثال فوق در پایان ملاحظه خواهید کرد که از بین ۱۴ ردیف اطلاعاتی تنها ۵ قلم منحصر به فرد شناسایی و متمایز می شوند.
[۱] Enterprise resource planning
[۲] Enterprise asset management
[۳] Reliability Centered Maintenance
[۴] Computerized maintenance management system
[۵] Total Quality Management
[۶] Trusted Platform Module
[۷] Failure Modes Effects and Criticality Analysis