نرم افزار کدینگ کالا ابزاری جهت تسهیل فرایند شناسایی ، طبقه بندی و کدینگ ( کاتالوگینگ ) کالا های موجود در انبارهای سازمان است. این نرم افزار برای سازمان هایی با نیازمندی های زیر تهیه شده و کاربرد دارد :
- سازمان هایی که نیاز به یک فرهنگ واژگان از نام ها و توصیف های مربوط به کالا دارند.
- سازمان هایی که از چندگانگی کدها و نام های مربوط به یک کالا در انبار خود رنج می برند و همواره برای شناسایی ، طبقه بندی و کدگذاری کالاهای خود دچار مشکل می باشند.
- سازمان هایی که تمایل به ارائه اطلاعات ساختارمند و باکیفیت از محصولات خود به مشتریان داشته باشند.
- سازمان هایی که دغدغه تولید و نگهداری داده های با کیفیت مربوط به کالاهای خود را دارند و یا دچار هزینه های سنگینی بابت بی کیفیتی داده های مرتبط با کالاهایشان هستند.
هر سازمانی با استفاده از این نرم افزار می تواند برای تمامی کالاهای موجود در انبار (محصولات ، مواد اولیه ، مواد مصرفی ، قطعات استاندارد ، نیم ساخته ها ، لوازم یدکی و ابزارآلات ، …) کاتالوگ الکترونیکی ایجاد نموده و آن را بین واحدهای تامین و کنترل موجودی ، تولید ، مالی ، نگهداری و تعمیرات ، … که با کالا و اطلاعات آن سر و کار دارند به اشتراک بگذارد. یک کاتالوگ کالا حاوی اطلاعاتی است که از نقطه نظر سازمان ، جزء اطلاعات پایه و بدون تغییر کالا محسوب می شود.
برخی از امکانات موجود نرم افزار کدینگ کالا به شرح زیر است :
- مدیریت فرهنگ مفاهیم :
فرهنگ مفاهیم متشکل از اصطلاحات کاربردی است که سازمان ها جهت توصیف کالا های خود از آنها استفاده می کنند. کلاس ها (مانند پیچ سر شش گوش)، مشخصه ها (مانند جنس)، ارزش ها (مانند فولاد ضد زنگ) انواع اصطلاحاتی می باشند که سازمان ها برای بیان و توصیف کالاهای خود آنها را بکار می گیرند. این اصطلاحات با استفاه از تعریف یا افزودن تصویر قابل تکمیل شدن می باشند.
- مدیریت درختواره طبقه بندی :
ابزاری است که بر حسب تنوع کالاهای سازمان در سطوح مختلف کاربردی ، آن کالاها را دسته بندی کرده و این دسته بندی باعث تسریع اطلاع از تنوع کالاهای موجود در سازمان می شود. هر سازمانی برحسب فعالیت خود می تواند یکی از انواع طبقه بندی کالا را بکار گیرد. مانند طبقه بندی MESC ، طبقه بندی FSC ( سازمان ناتو ) ، طبقه بندی UNSPSC ، طبقه بندی ایران کد یا طبقه بندی سفارشی که بر حسب تنوع کالا های در گردش سازمان ایجاد شده است.
- مدیریت سازمان های مرجع :
تمامی سازمان هایی که به نوعی با کالا و اطلاعات پیرامون آن در ارتباط می باشند توسط این ابزار شناسایی و مدیریت می گردند. مانند تولیدکنندگان، تامین کنندگان و ..
- مدیریت الگوهای شناسایی :
الگو شناسایی ابزاری برای توصیف داده های پایه و بدون تغییر کالا می باشد. هر الگوی شناسایی در برگیرنده مجموعه ای از مشخصه های توصیفی کالا است که پاسخ دهی به آنها موجب کامل تر شدن شناخت سازمان از کالای مربوطه می شود. برای مثال برای شناسایی کامل پیچ های سر شش گوش ، وجود مشخصه هایی همچون قطر ، گام ، طول و طول رزوه ضروری است.
- مدیریت کاتالوگ کالاها :
در این بخش کاربران با استفاده از داده های موجود، کالا ها را شناسایی ، طبقه بندی و کدگذاری می کنند. دست آورد این شناسایی ، ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از اطلاعات مورد نیاز و کاربردی کالا است که اصطلاحاً به آن کاتالوگ کالا گفته می شود. کد و نام کالا، تولیدکننده، تامین کنندگان ، مشخصه های توصیفی و …. از جمله اطلاعات موجود در کاتالوگ کالا می باشد.
- مدیریت الگوهای پاسخ دهی :
ابزاری است که امکان محدود کردن و تعیین پاسخ ( مقادیر ) مشخصه های الگوی شناسایی را در هنگام تولید کاتالوگ کالا برای کاربر فراهم می آورد. به این وسیله امکان اشتباه کاربر در درج مقادیر مشخصه های کالا بسیار کاهش یافته و در نتیجه شناسایی کالا با دقت بیشتری صورت می گیرد.
- تعیین وابستگی کالاها :
ابزاری جهت برقراری ارتباط بین کالاهای موجود در سازمان است. با این امکان کاربران می توانند مجموعه قطعات یک دستگاه را تعیین نمایند ( مانند مجموعه قطعات یک ماشین CNC ) و از قطعات مشابه بین چند دستگاه آگاهی پیدا کنند.
- تعیین کالاهای هم ارز :
ابزاری جهت معرفی و تعیین کالاهای مشابه در سازمان است. کالاهای هم ارز کالاهایی هستند که از نقطه نظر کاربردی در سازمان یکسانند حتی اگر در برخی مشخصه های ذاتی متفاوت باشند.
- تعیین تصاویر کالا :
ابزاری جهت الصاق تصاویر کالا به کاتالوگ کالا است.
- تعیین تامین کنندگان کالا :
ابزاری جهت مدیریت تامین کنندگان کالاهای موجود در سازمان است.
- تعیین استانداردهای کالا :
ابزاری برای ثبت و نگهداری از تاییدیه های موجود کالا از سازمان های متولی استاندارد است. استانداردهای کالا، مراجعی هستند که در ارتباط با کالای مورد شناسایی، اقدام به انتشار سند استاندارد کرده اند. مانند سازمان ISIRI یا ISO .
- تعیین کدهای برون سازمانی کالا :
ابزاری است جهت ثبت و نگهداری از کدهای برون سازمانی کالا که توسط سایر سازمان های متولی تولید و منتشر شده است. مانند بارکد GS1 ، ایران کد ، کد ناتو و مانند آن. ثبت و نگهداری اطلاعات کدهای برون سازمانی باعث تسریع در شناسایی و تامین کالا می گردد.
- جابجایی کالا در درختواره طبقه بندی :
ابزاری است که امکان جابجایی کالا بعد از شناسایی و کدگذاری را در بین سطوح درختواره طبقه بندی فراهم می آورد. این ابزار در مواقعی به کار می رود که مشخص شده باشد جایگاه تعیین شده فعلی کالا روی درختواره طبقه بندی اشتباه بوده و باید به جایگاه دیگری منتقل شود.
- مدیریت کاربران :
ابزاری جهت تعیین کاربران نرم افزار به همراه تعیین سطوح دسترسی برای هر کاربر است.
برخی از مزایای نرم افزار کدینگ کالا :
- امکان شناسایی و کدگذاری با کمترین اطلاعات در دسترس از کالا. ( صرفه جویی در زمان و هزینه، جلوگیری از ایجاد وقفه در امر کدگذاری کالا های در گردش )
- امکان غنی سازی اطلاعات کاتالوگ کالا در طول چرخه عمر کاتالوگ.
- مجزا بودن کد کالا از کد درختواره طبقه بندی. ( با تغییر جایگاه کالا در درختواره طبقه بندی ، کد کالا تغییر نخواهد کرد )
- قابلیت انعطاف در تعیین سطوح درختواره طبقه بندی برحسب نیاز سازمان.
- ایجاد کاتالوگ الکترونیکی برای هر قلم کالا ( کالا های تدارکاتی و محصولات ) و به اشتراک گذاری داده های آن برای سایر ذینفعان. ( ایجاد زبان مشترک برای واحد های خرید ، تدارکات ، انبار ، تولید ، طراحی و مهندسی ، حسابداری و … )
- ایجاد روال در نحوه شناسایی و کدگذاری کالا ها و جلوگیری از ایجاد کد های تکراری. ( کاهش تنوع کالا ها در انبار ← کاهش فضای انبار )
- رعایت الزمات استاندارد ایزو ۸۰۰۰ ( مدیریت کیفیت داده ها ) در ثبت و نگهداری از اطلاعات مرتبط با کالا ها.
- ایجاد پایگاه داده از اطلاعات پایه کالا های در گردش سازمان و به اشتراک گذاری آن در بین تمام واحد های سازمان. ( کاهش زمان و هزینه جستجو یافتن کالای مورد نظر ← تسهیل در فرایند های درخواست کالا از انبار ، کنترل موجودی ، رسید و حواله و … )
- بکارگیری از روش ها و تجربیات ۷۰ ساله کدینگ سازمان ناتو ( بزرگترین سازمان لجستیکی جهان ) در طراحی و تولید نرم افزار.
- سازگاری و امکان تبادل داده ها به صورت الکترونیکی ( بارکد ، تگ RFID و … ) با سایر نرم افزار های سازمانی از جمله نرم افزار انبارداری.