سامانه شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام ( کدینگ شرکتی )
مدیریت داده های اصلی سازمان
زیرساخت سامانه برنامه ریزی منابع سازمان
Items Identification and Cataloging System – Coding System
Enterprise Master Data Management – EMDM
Infrastructure of Enterprise Resource Planning System
در هر سازمان تولیدی یا خدماتی که مشغول به کار باشید حتما تا کنون واژه ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به گوش شما خورده است. شاید سازمان شما از جمله سازمان هایی است که برای استقرار ERP تلاش کرده اند. مدیران سازمان ها و آن دسته از کارکنانی که بیشتر در حوزه فناوری اطلاعات مشغول به فعالیت هستند، دغدغه های بیشتری نسبت به استقرار ERP یا توتال سیستم، دارند. اما تا کنون در سازمان های ایرانی کسی به معنای واقعی کلمه، یک سیستم ERP مستقر شده و درحال کاربری صحیح را مشاهده نکرده است. اغلب یا در جریان استقرار با شکست مواجه شده اند یا از مزایای ERP به طور ناقص بهره می برند.
چرا؟
یک دلیل بسیار ساده برای این موضوع وجود دارد. هر ساختمانی برای پایداری باید بر بنیانی استوار گردد که به طور صحیح و قابل اطمینان ساخته شده باشد وگرنه فروپاشی ساختمان امری اجتناب ناپذیر است. ERP که با توجه به روش های بهینه مربوط به فرآیندهای سازمانی توسعه می یابد به عنوان یک موجودیت مهم سازمانی حتما باید از بنیانی استوار برخوردار باشد. شناسایی منابع سازمان بطور صحیح و کامل و بر اساس استانداردهای مرتبط با کیفیت داده ها ، اساس برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP است.
“ شناسایی صحیح و بی ابهام منابع سازمان پیش نیاز برنامه ریزی منابع سازمان است”
کیفیت داده ها چیست؟
پیش از آن که تعریفی برای عبارت کیفیت داده ها ارائه شود، بهتر است بدانیم کیفیت داده ها اثر مستقیم بر کیفیت محصول (کالا یا خدمات ) دارد. فرآیندهای سازمانی که برآیند آن ها منجر به تولید محصول می شود، برای کارکرد صحیح، از اطلاعات یا داده ها استفاده می کنند. امروزه داده ها در نرم افزارهای سازمانی تولید شده و به گردش در می آیند و اهمیت آنها به حدی است که جزئی از دارایی های یک سازمان محسوب می شوند. با این توضیحات، عبارت کیفیت داده ها به صورت زیر تعریف می شود:
“داده ای برای سازمان دارای کیفیت است که هنگام به کار گیری آن در فرآیندها، تصمیم گیری ها و برنامه ریزی ها، بتواند نیازمندی های اطلاعاتی را بدون ایجاد چندگانگی و ابهام رفع نماید”
منابع سازمان و داده های آن ها
منابع سازمان، موجودیت هایی هستند که سازمان ها برای اجرای فرآیندها، تصمیم گیری ها و برنامه ریزی ها و در نهایت رسیدن به محصول با کیفیت از آن ها استفاده می کنند. منابع سازمان شامل نیروی انسانی، تجهیزات و ماشین آلات، کالاهای تدارکاتی، مواد اولیه، تامین کنندگان، مشتریان، مستندات، مکان ها و مانند آن هستند.
داده های مرتبط با منابع سازمان، داده هایی هستند که در سیستم ERP یا نرم افزارهای سازمانی جریان دارند. این داده ها به دو دسته تقسیم می شوند. داده های اصلی و داده های تراکنشی .
داده های اصلی، داده های شناسایی کننده ماهیت منابع سازمان هستند. این داده ها در طول چرخه حیات منابع سازمانی، ثابت هستند. مانند جنس پیچ سرشش گوش.
داده های تراکنشی، داده های مرتبط با تراکنش های سازمانی هستند که در ارتباط با منابع سازمان مطرح می شوند. مانند زمان در اختیار بودن پیچ سرشش گوش برای تزریق به خط تولید در تراکنش تولید یا قیمت آن در تراکنش خرید.
مدیریت داده های اصلی
داده های اصلی، داده هایی پیرامون منابع سازمان هستند که برای اجرای فرآیندها و تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های سازمان، نقش به سزایی دارند. کیفیت داده های اصلی تاثیر مستقیم بر کیفیت محصول نهایی و بهره وری سازمان دارد. از این روی سازمان ها باید سازوکاری برای ایجاد و نگهداری از داده های اصلی خود داشته باشند. سازوکاری که در بیشتر سازمان ها مغفول مانده است. در واقع سازمان ها بیشترین تمرکز خود را بر روی تهیه ابزار ایجاد و مدیریت داده های تراکنشی قرار می دهند (مانند نرم افزار برنامه ریزی تولید) در حالی که وجود داده های اصلی با کیفیت، پیش نیاز ایجاد داده های تراکنشی است.
“لازمه شناسایی صحیح و بی ابهام منابع سازمان، ایجاد و نگهداری داده های اصلی با کیفیت، پیرامون منابع سازمان است”
سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام تدارکاتی
یک دسته از منابع مهم و حیاتی سازمان، منابع فیزیکی و تجهیزاتی هستند. این منابع شامل مواد مصرفی، مواد اولیه، ابزارآلات، قطعات یدکی، تجهیزات و ماشین آلات و مانند آن است که با هدف استفاده آن ها در تولید محصول در انبار سازمان تدارک دیده می شوند. به این دسته از منابع اصطلاحا اقلام تدارکاتی گفته می شود. برای مدیریت داده های اصلی اقلام، بر اساس استاندارد ISO 8000 با موضوع کیفیت داده ها، سازوکاری طراحی شده است. سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام، سازوکاری است برای شناسایی و تولید داده های اصلی با کیفیت تا از آن داده ها در سایر سیستم های سازمانی استفاده شود.
“سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام تدارکاتی، سازوکاری برای شناسایی صحیح و بی ابهام داده های اصلی اقلام تدارکاتی سازمان است”
کدینگ سازمانی چیست؟
کدینگ سازمانی یا کدینگ شرکتی ، اجرای سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام در سازمان های تولیدی و خدماتی و تخصیص یک شناسه یکتا به کاتالوگ مرتبط با هر قلم تدارکاتی است.
مشکلات عمومی سازمان ها در نبود سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام
- عدم وجود چارچوب استاندارد شده مشخص برای شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام
- وجود کدهای متفاوت برای یک قلم کالا به دلیل شناسایی نادرست آن
- به کار بردن نام های متفاوت برای یک قلم یکسان در سیستم های سازمانی مانند نگهداری تعمیرات، تولید، تدارکات، مالی و غیره به دلیل عدم وجود یا استاندارد نبودن سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام
- عدم اطمینان به داده های اقلام به دلیل شناسایی و کاتالوگ سازی خارج از چارچوب استاندارد
- عدم اطمینان به گزارش های آماری مربوط به اقلام مانند گزارش بهای تمام شده با توجه به ناقص بودن، در دسترس نبودن و صحیح نبودن داده های اصلی اقلام
- عدم امکان هم ارز نمودن اقلام متفاوت که در برخی حوزه ها، کارکردهای یکسانی دارند
- عدم امکان شناسایی منابع تولید و تامین اقلام
- عدم دسترسی به قلم مورد نظر با توجه به نقص اطلاعاتی با این که از وجود آن در انبار مطمئن هستند
- صرف هزینه های هنگفت برای تامین اقلامی که در سازمان وجود دارند اما با توجه به اطلاعات ناقص شان، قابل شناسایی و دسترسی نیستند
- صرف هزینه های هنگفت برای انبارداری اقلامی که در سازمان وجود دارند اما با توجه به اطلاعات ناقص شان، قابل شناسایی و دسترسی نیستند
- عدم امکان برنامه ریزی صحیح و مبتنی بر داده های اقلام در تراکنش های سازمانی مانند تولید و تامین، با توجه به ناقص بودن و صحیح نبودن داده های اقلام
- بسیاری مشکلات دیگر ناشی از عدم شناسایی یا شناسایی نادرست و غیر استاندارد اقلام
مشخصات و امکانات نرم افزار شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام (کدینگ اقلام)
- بهره مندی از فرهنگ مفاهیم حاوی اجزای اطلاعاتی استاندارد شده مربوط به داده های اصلی به عنوان ابزار همزبانی میان بخش های گوناگون
- امکان ایجاد اصطلاحات، تعاریف و تصاویر در زبان های مختلف برای مفاهیم موجود در بانک مفاهیم و توسعه کاتالوگ های چند زبانه به طور همزمان
- امکان مدیریت داده های مراجع تولید، تامین، مصرف و استاندارد اقلام شامل اطلاعات اصلی و تکمیلی مراجع و ارتباط آن ها با اقلام شناسایی شده.
- امکان طراحی و توسعه ساختار های طبقه بندی و استفاده از ساختارهای موجود ملی و بین المللی
- ایجاد الگوهای شناسایی با استفاده از اجزای اطلاعاتی فرهنگ مفاهیم
- بهره مندی از الگوهای مقدار دهی به مشخصه های اقلام و خودکار سازی ایجاد کاتالوگ
- تعیین وابستگی میان اقلام به دو روش «پدر-فرزندی» و «سیستم عملیاتی» و تعیین ضریب مصرف هر قلم در سیاهه اقلام ( BOM ) بدون نیاز به شناسایی و کدگذاری همه اجزای درخت سیستم
- امکان هم ارز کردن اقلام به صورت کارشناسی و سیستمی در حوزه های کاربردی مشخص
- استفاده از بانک تصاویر اقلام برای شناسایی بهتر و کاراتر آن ها
- امکان درج کدهای برون سازمانی که توسط سازمان های لجستیکی ملی و بین المللی توسعه یافته اند. مانند ایران کد، GS1، NATO و مانند آن.
- گزارش های متنوع مربوط به کاتالوگ اقلام برای استفاده در سایر سیستم های سازمانی که از اطلاعات اصلی اقلام در تراکنش های خود بهره می برند.
- امکان مدیریت کاربران و تعیین نقش ها و سطوح دسترسی آن ها برای بخش های مختلف نرم افزار
[۱] Enterprise resource planning
[۲] Best Practice
[۳] Data Quality
[۴] Commodity
[۵] Services
[۶] Asset
[۷] Master Data
[۸] Transaction Data
[۹] Item of Supply Identification and Cataloging System
[۱۰] Item Of Supply