امروزه سازمانی را نمی توان یافت که از اطلاعات در چرخه فرایندهای روزمره خود استفاده نکرده و دغدغه تولید و مدیریت آن را نداشته باشد. این امر موجب شده که اطلاعات مربوط به موجودیت ها ارزشی برابر با خود موجودیت داشته باشند مثلا اقلام موجود در انبار (اقلام تدارکاتی) اگر اطلاعاتش ناقص و بی کیفیت باشد مشکلات فراوانی را برای سازمان به همراه خواهد داشت. مدیریت اطلاعات را می توان از دو جنبه قابل اهمیت دانست :
- بدون داشتن اطلاعات از یک موجودیت نمی توان آن را بکار برد. به طور مثال اقلام ناشناخته موجود در انبار که بعلت نقص اطلاعاتی برای سازمان هیچ استفاده ای نداشته و نمی توان آنها را بکار برد.
- تعداد افراد استفاده کننده از اطلاعات (مثلا نام، مشخصات فنی، قیمت، موجودی و تامین کننده … اقلام تدارکاتی) مربوط به یک موجودیت همواره بیشتر از افرادی است که به طور مستقیم با آن موجودیت درگیر هستند.
اما غالباً مشاهده می شود اطلاعاتی که در سازمان ها مبنای تراکنش های بین واحدی است و گزارشات مدیریتی از آنها استنتاج می گردد دچار چندگانگی، بی کیفیتی و ابهام هستند. این سازمان ها به واسطه نبود کیفیت در اطلاعات شان دچار ضرر و زیان های فروانی شده و تصمیم های مدیریتی به واسطه وجود درصد خطای بالا همواره با ریسک فراوانی همراه است. اما چگونه می توان از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کرد. راهکار سازمان های درگیر با این دست مشکلات موجب تهیه الزاماتی گشته که تولید و مدیریت اطلاعات با کیفیت را تسهیل می نماید. یکی از این راهکارها استاندارد ایزو ۸۰۰۰ است. برای درک بهتر مفهوم کیفیت داده ها آشنایی با برخی اصطلاحات و دانستن تعریف آنها مفید می باشد.
کیفیت :
درجه ای برای سنجش برآورده شدن الزامات به وسیله مشخصات ذاتی است. (ISO 9000:2005)
داده :
داده هر چیزی است که برای معنی بخشیدن به چیز دیگر استفاده می شود. (ISO 8000:100)
اطلاعات :
داده های معنی دار. (ISO 9000:2005)
انتقال اطلاعات:
برای انتقال اطلاعات از نقطه به نقطه دیگر، اطلاعات در مبدا به داده ها پردازش شده و این داده ها به مقصد انتقال می یابد سپس در مقصد مجدداً از پردازش داده ها اطلاعات شکل می گیرد.
معیارهای کیفیت داده :
استاندارد ایزو ۸۰۰۰ سه معیار برای تولید و مدیریت داده های با کیفیت تعیین کرده است :
- صحت : بکارگیری تمهیداتی که با آن صحت داده ها فراهم می شود (ISO 22745:10)
- اصالت : بکارگیری تمهیداتی که با آن اصالت داده ها فراهم می شود (ISO 22745:10)
- کامل بودن : بکارگیری تمهیداتی که با آن کامل بودن داده ها فراهم می شود (ISO 22745:30)