کدینگ چیست

جستجو در گوگل با واژه های کدینگ ، کدینگ کالا ، کدگذاری ، کدگذاری اقلام انبار، کدگذاری کالا ، کدینگ حسابداری و … نتایج کمابیش یکسانی به همراه دارد. وضعیت واژگان و اصطلاحات این حوزه به گونه ای است که برای ارتباط برقرار کردن و کسب اطلاعات اولیه ، باید سعی و کوشش بسیار زیادی صرف گردد تا معلوم شود « کدینگ چیست ». چرا چنین است؟

« کدینگ کالا » یا « کدگذاری کالا » در میان ترکیبات مختلف، شاید واژه ای است که بیشترین جستجوها برای آن انجام می شود. کدینگ یا کدگذاری ، فرایندی است که هر موسسه ، شرکت ، سازمان و بنگاه اقتصادی کوچک یا بزرگ با آن سروکار دارد. یک فروشنده جزء برای فروش کالاهایش از کد استفاده می کند. یک فروشگاه بزرگ نیز هنگام انجام عملیات فروش در صندوق فروشگاه ، از کدهای میله ای ( بارکد ) روی کالا استفاده می کند. یک شرکت پخش نیز برای سروسامان دادن به امورات خود، لیستی شامل نام و کد کالاها، نام و کد و آدرس مشتریان، نام و کد و آدرس انبارها و … را نگهداری می کند. یک کارخانه یا تولیدکننده هم از نام ها و کدهای لازم برای نیروی انسانی ، کالا ها ، انبار ها ، حساب های مالی ، نامه ها و مکاتبات و … استفاده می کند. در سطح یک مدرسه یا دانشگاه یا درمانگاه هم کدینگ افراد و پرونده ها و … کاربرد دارد. در سطح یک کشور نیز کد ملی افراد ، کد پستی مکان ها ، کد یا شماره برای خودروها ، شماره پلاک ثبتی برای املاک ، کد تلفن شهرها و … وجود و کاربرد دارد. در سطح بین المللی هم با کدهای مختلفی مواجه هستیم. کدی که به کالاها داده می شود تا در گمرکات تمام کشورها، مسئولین امور گمرکی، بازرگانان و تجار و سایر افراد ذیربط شناخت یکسانی از آنها داشته باشند ( کد تعرفه یا HS ) ، کد فعالیت های اقتصادی ، کد محصولات و خدمات یا CPC و ده ها کد دیگر که برای مقاصد مختلف به موجودیت ها و اشیاء گوناگون داده می شود.

کدینگ یا کدگذاری چیست ؟

اصولا می توان گفت که حتی نامی که به یک شخص یا شهر یا کوه یا رودخانه یا کالا و … تخصیص می یابد، نوعی کد برای آن است و هدف اول در این کار کمک به مسئله شناخت اشیاء و رد و بدل کردن اطلاعات در مورد آنها است. شناسایی و تبادل اطلاعات را می توان به جرات مهم ترین دلیل استفاده از کدها دانست. کدینگ و کدگذاری نقش بسیار مهمی در این زمینه به عهده دارند. دانش بشر در این زمینه رشد بسیار زیادی داشته است و به کمک همین دانش، ارتباطات و تبادل اطلاعات آسان تر شده و گسترش یافته است. بشر برای بیان هر مطلبی که دریافته است و آن را در ذهن خود دارد، به یک «زبان» نیازمند است. مثلا برای بیان بسیاری از واقعیت ها از زبان ریاضی استفاده می کند. زبان، در حقیقت چیزی جز علائم و نشانه های قراردای نیست. به این تعبیر، زبان شامل فهرستی از کدهای تخصیص داده شده به مفاهیم است. برای مثال، اگر من بخواهم درباره اینکه ۳ بعلاوه ۵ مساوی ۸ می شود صحبت کنم و این را به شما منتقل نمایم، بر اساس زبان ریاضی موجود (علائم قرارداد شده) این مفهوم را به شکل زیر منتقل می کنم:

۸=۳+۵

این علائم و نشانه ها برای شما قابل درک و فهم است. زیرا که آنها بر اساس یک قرارداد اجتماعی (که می تواند در یک سند استاندارد هم نوشته شده و منتشر گردیده باشد) تفسیر می شوند. در واقع داده ها و اطلاعات مختلف به وسیله مجموعه‌ای از نمادها و نشانه ها، « کد » می‌شوند و امکان ذخیره‌سازی ، پردازش ، انتقال و جابجایی و تفسیر می‌یابند.

در حالت عادی، وقتی که ما می‌خواهیم درباره کالاها با هم مبادله اطلاعات داشته باشیم، از نام‌هایی که در فرهنگ رایج و زبان رسمی کشور به آنها تخصیص داده شده است استفاده می‌کنیم. اگر این نام‌ها خیلی به هم شبیه باشد و در قالب کلمات زبان عادی نتوان مفاهیم متفاوت اما نزدیک به هم را از یکدیگر جدا کرد، ناچاریم که از کدها استفاده کنیم و به کدینگ یا کدگذاری اقلام روی بیاوریم.

کدینگ یا کدگذاری کالا ها، به ما کمک می کند که کارهای مختلف مانند سفارش‌دهی و خرید، ایجاد کاتالوگ معرفی کالا برای فروش ، صدور فاکتور ، دریافت کالا ، موجودی‌گیری ، و … را با کمک سیستم های اطلاعاتی ساده‌تر انجام دهیم.

روش های گوناگونی برای کدینگ یا کدگذاری کالا ها وجود دارد. برخی از این روش ها به صورت استاندارد درآمده و در سطح وسیعی کاربرد یافته اند. برخی دیگر در سطح یک مجموعه صنعتی ، برخی روش ها در سطح یک شرکت، برخی هم در سطح یک کارگاه یا بخش فرعی از یک شرکت بکار برده می شوند. روش هایی نیز وجود دارد که یک فروشگاه کوچک ، متوسط یا بزرگ می تواند آنها را به کار گرفته و بهبود قابل توجهی در فعالیت های خود به وجود آورد.

برای انتخاب روش مناسب کدینگ یا کدگذاری کالا ها، باید ابتدا شناختی اجمالی از بنگاه بدست آید. بر اساس این شناخت و تعیین نوع داده ها و اطلاعات مهم در عملیات بنگاه ، باید اهداف کدینگ یا کدگذاری کالا ها مشخص و اعلام گردد. پس از آن اطلاعات مربوط به اقلام موجود گردآوری شده و با بررسی و کارشناسی اقلام، کدینگ یا کدگذاری کالا ها انجام شود.