فعالیت هایی که در یک سازمان توسط نیروی انسانی با استفاده ماشین آلات و تجهیزات بر روی مواد اولیه انجام می شود منجر به تولید کالا یا خدمتی می گردد که بعنوان محصول سازمان معرفی و شناخته می شود. معرفی هر چه بهتر و کامل تر محصولات به مصرف کنندگان همواره یکی از دغدغه های تولیدکنندگان است. تولیدکنندگان کالا روش های گوناگونی را جهت مطلع نمودن مصرف کنندگان از امکانات و ویژگی های محصول خود بکار می گیرند یکی از این روش ها ایجاد گاتالوگ کالا برای محصول می باشد. یک کاتالوگ مجموعه ای از مشخصه های توصیفی مربوط به کالا است که توسط تولیدکننده آن مقداردهی شده است. در یک کاتالوگ اطلاعات پایه کالا که شامل قابلیت ها ، ویژگی ها و امکانات محصول است به صورت زوج های مشخصه – ارزش در اختیار مصرف کنندگان کالا قرار می گیرد و به آنها این امکان را می دهد تا از طریق مقایسه اطلاعات درج شده در کاتالوگ ها ، محصولات مشابه را با یکدیگر مقایسه کنند. همچنین برای تسهیل و تسریع به اشتراک گذاری اطلاعات ، تولیدکنندگان اقدام به تخصیص کد یکتا به محصولاتی که دارای اطلاعات پایه یکسان هستند می نمایند. این فرایند را که موجب معادل سازی اطلاعات پایه کالا با یک کد می شود ، کدینگ محصولات ( کدگذاری محصولات ) و کد کالا اختصاص یافته را شماره مرجع کالا ( Reference Number ) می نامند. هر شماره مرجع اختصاص یافته به کالا در کنار تولیدکننده آن موجب تمایز کالا از سایر کالا های مشابه خواهد شد. برای نمونه با استفاده از شماره مرجع KPM100 ( شماره مدل یک پمپ آب ) متعلق به شرکت الکتروژن می توانیم از کلیه ویژگی ها و امکانات کالا ( کاتالوگ کالا ) مطلع شویم.
همچنین شماره مرجع تخصیص یافته به پمپ آب مورد نظر در کنار تولید کننده آن ( الکتروژن ) موجب تمایز این پمپ آب از پمپ های آب سایر تولیدکنندگان خواهد شد. به طور معمول شماره مرجع تخصیص یافته به ماشین آلات و تجهیزات را شماره مدل ( Model Number ) و شماره مرجع اختصاص یافته به قطعات را شماره فنی یا پارت نمابر ( Part Number ) می نماند.