کدینگ انبار ( کدگذاری انبار )

تمام سازمان ها برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده سازمانی ، منابعی را در اختیار می گیرند. این منابع به طور کلی به سه دسته زیر تقسیم می شود :

• منابع مالی : شامل سرمایه در گردش سازمان می باشد

• منابع انسانی : شامل نیروی انسانی است که در سازمان فعالیت دارند

• منابع فیزیکی : متشکل از ماشین آلات ، تجهیزات ، مواد اولیه ، قطعات پشتیبانی ، ابزارآلات و … که سازمان با استفاده از آن به تولید کالا یا خدمت می پردازد

سازمان ها برای مدیریت بهینه این سه دسته از منابع ابزارهایی را در اختیار می گیرند که به آنها نرم افزار های مدیریت منابع سازمان ( ERP ) یا سیستم جامع ( Total System ) یا سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS ) اطلاق می شود. وظیفه هر یک از این ابزارها مدیریت ( جمع آوری ، ثبت و نگهداری ، تجزیه و تحلیل ، گزارش گیری ) اطلاعات بخشی از منابع سازمان می باشد. برای نمونه نرم افزار کارگزینی وظیفه مدیریت اطلاعات مربوط به نیروی انسانی ( پرسنل ) سازمان را برعهده دارد و نرم افزار حسابداری اطلاعات مربوط به هزینه ها و درآمد های سازمان را کنترل می نماید یا نرم افزار انبارداری وظیفه کنترل موجودی کالا های انبار را برعهده دارد.

در حوزه مدیریت کالا های در گردش ( منابع فیزیکی ) نرم افزار های متعددی وجود دارد که هر یک وظیفه مدیریت جنبه ای از اطلاعات کالا را در سازمان برعهده دارد. نرم افزارهای انبارداری ، نگهداری و تعمیر ( نت ) ، برنامه ریزی تولید ، اموال ، بهای تمام شده ، ( BOM ( Bill Of Material  و … از این نمونه می باشند. با اندکی تامل متوجه می شویم تمامی نرم افزار های اشاره شده در فوق به مدیریت بخشی از اطلاعات تراکنشی کالا می پردازند. مثلاً وظیفه نرم افزار اموال ثبت و نگهداری موقعیت کالا های پراکنده شده در سطح سازمان و پرسنل به کارگیرنده آن است یا نرم افزار BOM وظیفه ثبت و نگهداری کمیت کالا های مورد استفاده جهت تولید یک محصول خاص را برعهده دارد. و این در حالی است در اکثر سازمان ها روالی جهت مدیریت اطلاعات پایه کالا که عهده دار توصیف ویژگی های ذاتی کالا می باشد وجود ندارد و این در حالیست که تمامی نرم افزار های فوق مدیریت اطلاعات تراکنشی کالا را بر مبنای اطلاعات پایه کالا انجام می دهند. علی رقم آنکه هریک از نرم افزار های فوق ماژولی را تحت عنوانی مانند ” معرفی کالا ها ” ، ” تعریف کالا ها ” و … جهت انجام مدیریت اطلاعات پایه کالا ایجاد کرده اند مشکلاتی در حیطه مدیریت منابع فیزیکی سازمان وجود دارد که در زیر به برخی از آن اشاره می کنیم :

• بر اساس اطلاعات، می دانید کالای مورد نظرتان داخل انبار است، ولی امکان یافتن آن وجود ندارد.
• کالایی را خریداری می کنید اما بعد از خرید متوجه می شوید که آن کالا در انبار موجود بوده است.
• کالایی در بازار نایاب شده که تولیدش در انحصار یک سازنده خاص است و اکنون کالاهای مشابه آن را در انبارتان نمی‌توانید پیدا کنید در حالی که کالاهای مشابه با آن در انبارتان موجود است.
• بر اساس اطلاعات، یک یا چند قطعه یدکی در انبار موجود نیست و این امر موجب وقفه چند ساعته تا چند روزه تولید ‌شده است، پس از مدتی مشخص می‌شود (و شاید هم هرگز مشخص نشود!!) که قطعه مشابه در انبار موجود بوده اما کسی از وجود آن اطلاعی نداشته است.
• کالایی سفارش شده و خریداری می‌شود، بعد از خرید متوجه می شوید کالای خریداری شده با آنچه مورد نظرتان بود متفاوت است.
• نام‌ها، توصیفات و کدهای گوناگونی برای یک کالا در سامانه اطلاعاتی شما وجود دارد و این امر موجب شده یک کالا در چند نقطه از انبار نگهداری شود.
• امکان یافتن کالاهای مشابه و یکسان (از نظر سازمان شما) در سامانه اطلاعاتی شناسایی کالا ها وجود ندارد.
• مدیریت اطلاعات پایه کالا ها به روش سنتی موجب کاهش دقت و کندی فرآیند انبارداری شده و سازمان وابستگی زیادی به افراد ( انباردار ، مسئول خرید و … ) جهت انجام امور مربوط به سفارش ، خرید و انبارش کالا ها دارد.

ممکن است برخی از سازمان ها برای رفع مشکلات فوق نسخه نرم افزار های مدیریت منابع فیزیکی خود را تغییر دهند. مثلا نسخه نرم افزار انبارداری یا بهای تمام شده خود را که از شرکت X تهیه کرده اند به نسخه انبارداری تهیه شده توسط شرکت Y تغییر دهند در حالی که علت و سبب بروز مشکلاتی از این دست در جایی دیگر است.

مدیریت اطلاعات پایه کالا های در گردش سازمان که تحت عناوینی همچون کدینگ انبار ( کدگذاری انبار ) یا کدینگ کالا در انبار ( کدگذاری کالا در انبار ) شناخته می شود راه حل رفع مشکلات فوق می باشد. اما چگونه ؟

بکارگیری و متناسب سازی روش های سازمان های با تجربه در حوزه مدیریت اطلاعات پایه کالا می تواند راه گشای ما در حل این قبیل مشکلات باشد. برای نمونه سازمان ناتو با تجربه ای بالغ بر ۷۰ سال در حوزه کدینگ کالا توانسته است اطلاعات پایه حدود ۳۶ میلیون کالا را جمع آوری ، ثبت و نگهداری نماید.