سازمانی را در نظر بگیرید که با تعداد بالایی مشتری سر و کار دارد. این سازمان با کمک گرفتن از یک بانک اطلاعاتی به مدیریت مشتریان خود می پردازد. اطلاعات موجود در این بانک زمانی برای سازمان کارساز خواهد بود که دو الزام زیر در آن لحاظ شده باشد:
- تمامی اطلاعات مورد نیاز برای یک مشتری (مانند نشانی، شماره تماس و …) در بانک اطلاعاتی موجود باشد.
- اطلاعات مربوط به تمامی مشتریان در این بانک قرار داشته باشد.
با رعایت دو الزام فوق اطلاعات مشتریان موجود در بانک از آن جهت که نیازمندی های اطلاعاتی سازمان را رفع می کند کامل می باشد.
کامل بودن سومین معیار برای سنجش کیفیت داده ها می باشد. این معیار ابزاری برای تعیین میزان برآورده شدن ویژگی های مورد انتظار از داده است. معیار کامل بودن داده ها در هر سازمان نسبی است، یعنی ممکن است داده هایی که در یک سازمان کامل هستند در سازمان دیگر ناقص محسوب شوند. علت هم بر آورده شدن نیازمندی های اطلاعاتی در سازمان اول و عدم برآورده شدن نیازمندی های اطلاعاتی در سازمان دوم است
برای آنکه بتوان معیار کامل بودن داده ها را مورد تایید قرار داد از یک قالب اطلاعاتی جهت تکمیل اطلاعات استفاده می شود. مثلاً برای سازمان مذکور داده های مورد نیاز از مشتریان (نام، آدرس، شماره تماس و …) به صورت فهرستی از پرسش ها جمع آوری می شود میزان پاسخ دهی به این پرسش ها معیاری برای کامل بودن داده های مورد نظر است. پرسش های جمع آوری شده در قالب اطلاعاتی با ویژگی «الزامی» یا «اختیاری» برای پاسخ دادن همراه است
معیار کامل بودن داده ها بر اساس پاسخ دهی به پرسش هایی با ویژگی پاسخ دهی «الزامی» است. بعنوان مثال در بانک مشتریان سازمان اشاره شده آدرس ایمیل مشتریان دارای ویژگی «الزامی» و نشانی مشتریان دارای ویژگی «اختیاری» است بنابراین معیار کامل بودن داده ها پاسخ دهی به آدرس ایمیل مشتریان (دارای ویژگی الزامی) است و پاسخ های مربوط به نشانی مشتریان (دارای ویژگی اختیاری) در سنجش معیار کامل بودن داده ها تاثیری ندارد
باید توجه داشت که کامل بودن داده ها تنها یک جنبه از معیارهای سنجش کیفیت داده ها است ممکن است داده های به کار رفته کامل باشند اما صحت و اصالت نداشته باشند. برای مثال نشانی تمام مشتریان در بانک اطلاعاتی ثبت شده باشد ولی برخی از آنها نادرست باشند.