پدیده «وجود داده های تکراری» در دنیای اطلاعات یک اشکال و چالش اساسی برای نرم افزارهای این حوزه می باشد. شناسایی موجودیت ها آن هم بدون داشتن فرایند کاری مشخص و ابزارهای ویژه کاری طاقت فرسا می باشد. اگر از ایجاد این اشکالات در هنگام تولید اطلاعات جلوگیری نشود در نهایت موجب زمان بر شدن انجام فرایند ها و افزایش هزینه در سازمان می گردد. همین دلیل بسیار مهم باعث طرح پروژه هایی جهت پالایش یا انتقال داده ها به قالب های جدید جهت کنترل و شناسایی داده های تکراری شده است.
یکی از این حوزه های اطلاعاتی که همواره با چالش وجود داده های تکراری روبه رو بوده است حوزه مدیریت منابع فیزیکی سازمان ( کالا ها ) می باشد. وجود داده های تکراری در این حوزه موجب شکل گیری اقلام تکراری در سازمان می گردد. پدیده اقلام تکراری در سازمان زمانی رخ می دهد که اطلاعات مربوط به یک قلم به چندین شکل مختلف ثبت شود به نحوی که از روی اطلاعات نمی توان به یکسان بودن قلم پی برد.
بهترین زمان برای تشخیص، جداسازی و مقابله با اقلام تکراری، هنگام استقرار یک سیستم [۱]ERP در سازمان است. برای اینکار می بایست ۶ تا ۱۲ ماه قبل از انتقال داده ها و عملیاتی شدن سیستم ERP داده های مربوط به اقلام خریداری شده از سیستم های قدیمی طی فرایندی جمع آوری، پاک سازی و سازمان دهی شود. در طول این مدت شما فرصت کافی برای یافتن اقلام تکراری و تعیین فرمول های بهینه جهت جلوگیری از ایجاد داده های تکراری در سازمان خواهید داشت. بعد از یافتن داده های تکراری مربوط به اقلام ممکن است بخواهید انها را حذف کنید یا بخواهید با استفاده از آنها نسبت به تعیین راه و روش های کاهش داده تکراری اقدام نمایید یا ممکن است به واسطه مرتبط بودن این داده های تکراری با سفارشات و تامین کنندگان اقلام از آنها به صورت محدود شده استفاده نمایید. صرف نظر از نحوه برخورد با داده های تکراری ، هدف اصلی سازمان در گام اول می بایست تشخیص و شناسایی داده های تکراری اقلام باشد.
وجود داده های تکرای در اقلام خریداری شده – یعنی وجود کد های درون سازمانی مختلف برای اقلام یکسان
گام اول : جمع آوری و سپس سازمان دهی داده ها
تشکیل یک دسته بندی خاص از داده ها ، کلید اجرای تجزیه و تحلیل شناسایی داده های تکراری اقلام می باشد. از این عبارت می توان نتیجه گرفت اولین گام جهت تشخیص داده های تکراری ، سازمان دهی داده های مربوط به اقلام است. جمع آوری اطلاعات مرتبط با اقلام از سیستم های قدیمی موجود در سازمان از جمله اطلاعات مربوط به شماره مرجع تولید کننده قلم[۲]، نام تامین کننده قلم، قیمت قلم، کد درون سازمانی قلم همراه با شرح توصیفی آن می تواند برای شروع سازمان دهی اولیه داده ها و تجزیه و تحلیل داده های تکراری اقلام مفید باشد.
بطور معمول، برای داده هایی که از سیستم های مختلف جمع آوری می شوند و قرار است در یک روال مشخص سازمان دهی و مدل شوند نیاز به نرمال سازی داده ها می باشد. برای انجام این کار شما می توانید ابتدا تمام داده های موجود در بخش خرید را از طریق یک مدل داده واحد سازمان دهی نموده سپس با استفاده از این مدل داده ، داده های بخش های دیگر را با آن مقایسه کرده و سازمان دهی نمایید.
گام دوم : غنی سازی و اعتبارسنجی داده ها
پس از جمع آوری و سازمان دهی داده ها می بایست آنها را برحسب نیاز غنی سازی نمود برای انجام این کار شما می توانید با استفاده از شماره فنی تولید کننده قلم یا هر سند در دسترس دیگر نسبت به انجام این کار اقدام نمایید. در این گام اطلاعاتی از قلم که شامل مشخصات و نقشه های فنی و … می باشد را از وب سایت رسمی تولید کننده یا مستندات یک شرکت مورد تایید استخراج نموده و در پایگاه داده خود بارگذاری نمایید.
به عنوان مثال برای موتور AC غنی سازی داده های هر موتور با مشخصه های توصیفی از جمله توان بر حسب اسب بخار، سرعت، تعداد قطب، فاز، فرکانس و … انجام می پذیرد. غنی سازی داده ها به شما اجازه می دهد تا در میان فهرست موتور های AC موجود در سازمان، گروه های موتورهای تکراری و گروه های موتورهای مشابه را به آسانی تشخیص داده و تعیین نمایید. هر کدام از گروه های موتورهای مشابه ( شبه تکراری ) شامل فهرستی از موتورهایی با تولیدکنندگان مختلف و شماره های مرجع متفاوت هستند که دارای مشخصات فنی بسیار مشابه و نزدیک به هم می باشند.
گام سوم : تجزیه و تحلیل داده ها (تعیین اقلام تکراری و اقلام مشابه ( شبه تکراری ))
هنگامی که غنی سازی، نرمال سازی و اعتبارسنجی داده ها پایان یافت شما می توانید با استفاده از این داده ها نسبت به تجزیه و تحلیل و شناسایی داده های تکراری اقلام اقدام نمایید. تجزیه و تحلیل داده ها براساس تطبیق زوج های مشخصه-ارزش حاصل از سازمان دهی داده های اقلام موجود در یک دسته بندی خاص مانند موتور AC انجام می پذیرد در این گام استفاده از یک ابزار تخصصی ( نرم افزار شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام ) می تواند سرعت و دقت کار را بالا ببرد.
با استفاده از این ابزار تخصصی شما می توانید از ثبت اقلام تکراری جلوگیری کرده یا با انجام فاکتورگیری بر روی ارزش مشخصه های توصیفی یک دسته بندی خاص از اقلام مانند موتور AC، اقلام مشابه (شبه تکراری) را شناسایی نمایید.
مثالی از داده های تکراری مربوط به موتور های شرکت HP با قیمت های خرید مختلف و مشخصات فنی یکسان
گام چهارم : استقرار و جاری سازی کاتالوگ اقلام در سازمان
توصیه اول ما در این گام اختصاص یک کد جدید به هر قلم کاتالوگ شده ( اجرای کدینگ ) به جای تمامی کدهای قدیمی موجود در سازمان است. انجام این کار موجب تجمیع تمامی اطلاعات مربوط به قلم (خرید ها ، کنترل موجودی و … ) در سازمان می گردد بدون آنکه موجب ایجاد اختلال در BOM[3] های موجود سازمان شود.
توصیه دوم استفاده از کد های جدید درون سازمانی به جای شماره مرجع و تولید کننده قلم در BOM های موجود در سازمان است. انجام این کار موجب صرفه جویی در زمان ، مدیریت و کنترل به روزرسانی BOM های موجود در سازمان می شود.
توصیه سوم استفاده از کدهای جدید درون سازمانی به جای شماره های مرجع و تولیدکنندگان اقلام موجود در نرم افزار ERP سازمان است. ممکن است این کار نسبت به سایر الویت هایی که در هنگام استقرار یک سیستم ERP تعیین شده است ساده به نظر برسد اما انجام همین کار ساده سبب می گردد تا تمامی واحد های سازمانی از کدهای درون سازمانی یکپارچه استفاده نمایند.
خلاصه مراحل روند پردازش داده ها در کاتالوگینگ اقلام :
- جمع آوری و سازمان دهی کلیه سوابق اطلاعاتی مربوط به خرید های انجام شده از یک قلم بر اساس کد درون سازمانی یا شماره مرجع و تولید کننده آن
- افزودن کلیه سوابق سایر منابع اطلاعاتی موجود در سازمان از قلم مورد نظر به سوابق اطلاعاتی بخش خرید و سازمان دهی آن
- انجام مهندسی تغییرات به نحوی که تغییری در BOM های موجود در سازمان بوجود نیاید.
- جایگزین کردن کد جدید درون سازمانی اقلام در تمامی مستندات سازمان
- حفظ ارتباط کد جدید درون سازمانی با شماره مرجع و تولید کننده قلم در نرم افزار ERP سازمان
نتیجه
سازمان دهی داده ها و غنی سازی زوج های مشخصه-ارزش توصیف کننده اقلام، محور جلوگیری و شناسایی اقلام تکراری و اقلام مشابه ای ( شبه تکراری ) است که اکنون در سیستم های سازمان شما پنهان می باشند. جمع آوری و سازمان دهی داده های اقلام و به دنبال آن غنی سازی و اعتبار سنجی بخشی از آن داده ها ما را در تجزیه و تحلیل دقیق و استخراج اقلام تکراری کمک می کند. هنگامی که اقلام تکراری و اقلام مشابه ( شبه تکراری ) مشخص شوند ضروری است با استفاده از یک طرح جامع نسبت به کنترل دائمی داده ها جهت جلوگیری از ایجاد اقلام تکراری اقدام شود. این طرح سفارش، خرید و کنترل موجودی را ساده نموده و مانع از شکل گیری اقلام فاقد گردش می گردد.
[۱] -Enterprise resource planning
[۲]- Manufacturer Reference Number (MRN)
[۳] – Bill of materials