همواره سازمان ها در تهیه اقلام مورد نیاز خود از تامین کنندگان دچار چالش های بسیاری هستند. رفع یا کاهش این چالش ها می تواند منافع قابل توجهی برای سازمان به همراه داشته باشد. بسیاری از سازمان ها از میزان و تنوع فرصت هایی که می توان از طریق پاک سازی و غنی سازی داده های مرتبط با اقلام تدارکاتی بدست آورد اطلاعی ندارند. به طور مثال کاهش هزینه تامین اقلام تدارکاتی بدون انجام تغییرات عمده در رویه های جاری سازمان یکی از مهمترین اثرات آن است.
برای تسهیل در امر مدیریت داده های اقلام تدارکاتی معمولاً پیشنهاد می شود، اقلام به سه گروه تقسیم شوند :
- اقلام دارای پیچیدگی کم و میزان مصرف بالا (مانند مواد اولیه)
- اقلام دارای فناوری پایین، پیچیدگی کم و میزان مصرف متوسط (مانند اتصال دهنده ها و سیم و کابل ها)
- اقلام دارای فناوری و پیچیدگی بالا (مانند موتورها، شیرآلات و مدارهای الکترونیکی)
تجربه نشان می دهد فرصت های ایجاد شده برای کاهش هزینه های سازمان در هر دسته از اقلام با توجه به میزان پیچیدگی و حجم مصرف قلم می تواند متفاوت باشد.
اقلام دارای پیچیدگی کم و میزان مصرف بالا :
ویژگی بارز این گروه از اقلام دارا بودن مشخصات فنی ساده و مختصر است. این دسته از اقلام اغلب در حجم بالا و در اکثر خطوط تولید بکار برده می شوند. بعنوان مثال در صنعت نفت و گاز می توان شرکت های تولید کننده تجهیزات حفاری را در نظر گرفت که تیوب و میلگرد جز اصلی مواد اولیه ای است که در تولید بسیاری از محصولات شان بکار رفته است. این گونه اقلام به واسطه اینکه دارای موارد مصرف متعدد و متنوع در خطوط تولید سازمان می باشند و امکان تامین آنها از تامین کنندگان مختلفی وجود دارد ممکن است تا ۲۰ قلم تکراری یا مشابه از آنها در یک سازمان یافت شود. به طور حتم مدیریت اقلام تکراری موجود در این گروه می تواند تاثیر به سزایی در کاهش هزینه ها، کاهش تنوع اقلام در گردش، کاهش فضای انبار و بهینه سازی موجودی اقلام انبار برای سازمان داشته باشد.
توجه به میزان تنوع و اقدام در جهت کاهش آن برای این دسته از اقلام می تواند منافع زیادی در جهت کاهش هزینه ها به دنبال داشته باشد. برای مثال گاهاً مشاهده می شود که برخی تولیدکنندگان صنعت خودرو برای محصولات تولیدی خود تا بیش از ۱۸۰ نوع ورق فولادی در ضخامت های مختلف را تامین و انبارش می کنند. در حالی که می توان با کاهش این تنوع به ۲۵ نوع ورق فولادی و در مقابل افزایش میزان حجم مصرفی به ازای هر نوع ورق قدرت چانه زنی در خرید، با قیمتی پایین تر از تامین کنندگان را به دست آورد. تحلیل و بررسی ها بر اساس سه دسته از مواد اولیه شامل مفتول ها، میلگردها و لوله ها نشان می دهد که مدیریت اقلام تکراری در این سه دسته می تواند بین ۳ تا ۸ درصد موجب کاهش هزینه ها در سازمان گردد. بنابراین انجام این فرایند برای کلیه اقلام این گروه (مواد اولیه) می تواند منافع بسیاری را برای سازمان به همراه داشته باشد.
اقلام دارای فناوری پایین، پیچیدگی کم و میزان مصرف متوسط :
این گروه از اقلام را می توان به راحتی از روی شاخصه هایی مانند طراحی و مهندسی آسان و پیچیدگی کم شناسایی نمود. ممکن است این دسته از اقلام مصرف زیادی داشته باشند اما از آن رو که دارای تنوع زیادی در سازمان می باشند به طور معمول مصرف آنها زیاد به چشم نمی آید. برخی از نمونه های این دسته از اقلام را می توان اتصال دهنده ها (پیچ، مهره، واشر و …)، تیوب ها و شیلنگ ها برشمرد. تغییر ارزش ویژگی هایی مانند جنس، نوع پرداخت سطح، طول، قطر و … عامل افزایش تنوع اقلام این گروه می باشد. برای مدیریت بهینه این دسته می بایست اقلام بر حسب ویژگی هایی که ارزش های آن موجب افزایش تنوع گردیده است دسته بندی و کنترل گردد. مدیریت اطلاعات این دسته اقلام می تواند برای سازمان چیزی در حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد صرفه جویی در هزینه ها را به همراه داشته باشد.
اقلام دارای فناوری بالا و پیچیدگی زیاد :
این گروه از اقلام می توانند از تعداد زیادی قطعات تشکیل شده باشند، معمولاً حجم مصرف این دسته از اقلام کم بوده ولی از نظر قیمتی دارای ارزش بالایی می باشند. راهکار صرفه جویی در هزینه های این دسته از اقلام در مدیریت قطعاتی است که آن را تشکیل می دهند. برای مثال در یک برد مدار الکتریکی تعداد زیادی اجزاء الکترونیکی مانند خازن، مقاوت، آی سی و … استفاده شده است. تشخیص قطعات یدکی مشابه و جایگزین پذیر در بین اقلام این گروه می تواند فرصت هایی مانند امکان تجمیع خرید قطعات یدکی به جای خرید های خرد از تامین کنندگان جز را به همراه داشته باشد که در نهایت می تواند بین ۱۵ تا ۲۵ درصد موجب صرف جویی در هزینه های سازمان گردد. اقلامی مانند موتورها، الکتروموتورها، پمپ ها و شیرآلات را می توان جز این دسته از اقلام محسوب نمود.
نتیجه
داشتن اطلاعات کامل و دقیق از اقلام و قطعات یدکی آنها کلید موفقیت در مدیریت چالش های مربوط به اقلام بکار رفته در محصولات تولیدی (مواد مستقیم) و تامین آنها می باشد. این داده ها از یک سو سازمان را قادر می سازد تا فرصت هایی را در جهت کاهش هزینه های سازمان ایجاد نماید و از سوی دیگر می تواند محرکی جهت ایجاد و افزایش تنوع ها برای هر گروه از اقلام باشد. با توجه به میزان پیچیدگی و مصرف اقلام روش های ایجاد فرصت جهت کاهش هزینه های سازمان و ذخیره سرمایه متفاوت می باشد. اما همواره انتخاب این روش ها با زمان و هزینه ای که سازمان صرف مدیریت (تجزیه و تحلیل) داده های اقلام می کند ارتباط مستقیم دارد.