در هر سازمان منابع مالی ، نقش مهمی در حفظ بقا و ثبات سازمان دارند بگونه ای که ممکن است اختلال در مدیریت این منابع ( درآمد ها و هزینه ها ) حتی منجر به انحلال سازمان شود. برای مدیریت هر چه بهتر این منابع فرایندها و نرم افزارهای تخصصی جهت مدیریت منابع مالی سازمان ایجاد شده و بکار می روند، حسابداری به عنوان مهترین بخش از این چرخه، نقش کلیدی در مدیریت منابع مالی سازمان دارد. در هر سازمان واحد حسابداری با کنترل ، ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به تراکنش های مالی، مدیران را در مدیریت منابع مالی یاری می نماید. برای کنترل ، ثبت و نگهداری هر چه بهتر منابع مالی حسابدارها و واحدهای حسابداری اقدام به دسته بندی ( طبقه بندی ) اطلاعات مربوط به تراکنش های مالی سازمان می نمایند. این دسته بندی در اصطلاح کدینگ حسابداری یا طبقه بندی حسابها نامیده می شود. تنوع و میزان گستردگی طبقه بندی حسابها ( کدینگ حسابداری ) به عوامل زیر وابسته می باشد :
- تنوع حسابهایی که در یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد
- ماموریت و نوع فعالیت سازمان
- بزرگی و کوچکی سازمان
- تنوع گزارشاتی که مدیران و سایر ذینفعان از تراکنش های مالی نیاز دارند
به همین دلیل امکان دارد طبقه بندی حسابها ( کدینگ حسابداری ) از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد.
نمونه ای از سطح اول یک طبقه بندی حسابها به همراه تعدادی از گره های سطوح دوم و سوم آن :
۱۱__ دارایی های جاری
۱۲__ دارایی های غیرجاری
۱۲۱۰__ اموال ، ماشین آلات وتجهیزات
۱۲۱۰۰۱__ ساختمان ها
۱۲۱۰۰۲__ تاسیسات
۱۲۱۰۰۳__ ماشین آلات و تجهیزات تولید
۱۲۱۰۰۴__ ابزارآلات و قالب ها
۱۲۱۰۰۵__ وسایط نقلیه
۱۲۱۰۰۶__ اثاثیه ومنصوبات
۱۲۱۰۰۷__ لوازم ازمایشگاهی
۱۲۱۰۱۱__ کنترل دارائی ها – تنخواه
۱۲۱۰۱۲__ کنترل دارائی ها – انبار
۲۱__ بدهی های جاری
۲۲__ بدهی های غیر جاری
۳۱__ حقوق صاحبان سهام
۴۱__ فروش و درآمدها
۵۱__ قیمت تمام شده کالای فروش رفته
۶۱__ هزینه های فعالیت
۶۲__ سایر هزینه ها و درآمدهای غیر عملیاتی
۸۱__ حسابهای جذب و انحرافات
۹۱__ حسابهای انتظامی
۹۲__ طرف حسابهای انتظامی
طرح توسعه، عناوین و حداکثر تعداد گره هر یک از سطوح این طبقه بندی به شرح زیر می باشد :
سطح اول : گروه با حداکثر صد (۱۰۰) گره
سطح دوم : حساب با حداکثر صد (۱۰۰) گره
سطح سوم : حساب معین با حداکثر صد (۱۰۰) گره