برای کاهش هزینه های تولید مربوط به کسب و کار یک سازمان معمولا راهکارهای پیچیده و زمان بری پیشنهاد می گردد بخصوص اگر راه حل ها متکی بر تلاش و عملیات چند واحد درون سازمانی باشد. در این حالت واحدها ترجیح می دهند به جای اجماع و تعامل با واحد های دیگر برای کاهش هزینه ها به صورت مستقل و انفرادی اقدام نمایند که مطمئناً انجام کار بدین شکل تاثیر به سزایی در کاهش هزینه ها در سازمان نخواهد داشت در حالی که سازمان می تواند با استفاده از روش هایی ساده در عین حال کاربردی در مدت زمانی کوتاه به نتایج مطلوبی دست یابد.
یکی از این موارد، مدیریت هزینه های مواد مستقیم (هزینه خرید مواد اولیه و قطعات مورد استفاده برای تولید یک محصول) است. که هزینه قابل توجهی می باشد و می تواند تا ۵۰ درصد از درآمد یک سازمان تولیدی را به خود اختصاص دهد. با این وجود در اغلب سازمان ها به عنوان یک حوزه مهم کاهش هزینه تولید نادیده گرفته می شود. در برخی سازمان ها ممکن است یک واحد سعی کند هزینه های واحد خود را مستقل از واحد های دیگر کاهش دهد بدیهی است انجام این کار اثر بخشی در کاهش هزینه نهایی تولید برای سازمان به همراه نخواهد داشت.
۱- اجرای اصول مدیریت داده ها در فرایند درخواست قلم جدید :
فرایند درخواست قلم جدید به طور بالقوه می تواند بزرگترین عامل افزایش هزینه تولید در یک سازمان باشد، برای همین بیشترین پتانسیل برای صرفه جویی در هزینه ها را نیز داراست. در هنگامی که یافتن قطعات موجود به علت نبود سازو کار مناسب و کاربر پسند نوعی چالش برای کاربران (مهندسان تولید) ایجاد می کند طبعا انتخاب مسیر آسان تر یعنی درخواست خرید کالای جدید امری بدیهی به نظر می رسد. در این حالت اغلب مواقع درخواست های خرید قطعات بدون کنترل و بررسی انجام می شود که موجب افزایش تنوع قطعات موجود در سازمان، افزایش هزینه خواب سرمایه و افزایش هزینه انبارش قطعات می گردد. برخی بر این باورند که با بکارگیری از نرم افزارهای یکپارچه قادر خواهند بود این مشکل را برطرف نمایند. آنها بهترین راه بهبود اوضاع این حوزه را استقرار نرم افزار های یکپارچه مانند [۱]PLM یا [۲]ERP که هر یک از آنها سرمایه قابل توجهی از منابع و هزینه های سازمان را صرف می کند می دانند. باید توجه داشت که در هنگام استقرار PLM می بایست عملیات بهبود کیفیت داده های مربوط به مواد اولیه و قطعات بکار رفته در تولید محصول نیز انجام پذیرد. تا امکان جستجوی سریع و آسان قطعات موجود برای کاربران فراهم گردد در غیر این صورت مدیریت درخواست های خرید قطعات جدید با شکست مواجه خواهد شد. حتی این یکپارچه سازی موجب افزایش سرعت شکل گیری تنوع های جدید قطعات در سازمان خواهد شد. ورود قطعات جدید به جای استفاده از قطعات موجود در سازمان تاثیر مستقیمی بر هزینه های مواد مستقیم در سازمان دارد. ورود هر قطعه جدید به سازمان موجب افزایش فعالیت هایی همچون تدارکات، زنجیره تامین، لجستیک، تست، کنترل کیفیت، کنترل موجودی و غیره می شود که در نهایت موجب افزایش هزینه تولید خواهد شد.
قطعات جدیدی که واقعا مورد نیاز سازمان است، می بایست از طریق یک فرایند نظام مند درخواست، بررسی و پس از تصویب خریداری شوند. ضروری است که قطعات جدید مورد نیاز از مسیری که در آن امکان جستجو، یافتن و استفاده مجدد قطعات موجود در سازمان وجود دارد خریداری شوند. یک روش مناسب برای انجام این کار قرار دادن قطعات مشابه در دسته های یکسان و تعیین مشخصه های توصیفی هر دسته بندی و ارزش دهی به مشخصه ها به ازای هر قطعه است، انجام این کار کمک می کند که مطمئن شویم در هنگام ثبت داده های توصیف کننده هر قطعه الزامات مورد نظر رعایت شده است. درخواست های خرید قطعات جدید می بایست توسط دو واحد مهندسی و تدارکات مورد بازبینی (جهت شناسایی وجود قلم مشابه موجود) قرار گیرد تا اطمینان کافی حاصل شود که درخواست قطعه جدید در قالب یک فرایند نظام مند بررسی شده است. این امر موجب کاهش درخواست های منجر به خرید و در نهایت کاهش هزینه تولید خواهد شد.
۲-نرمال سازی داده ها قبل از انتقال به ERP/PLM :
نرمال سازی را می توان فرایندی تعریف نمود که در طی آن قواعد نامگذاری اقلام مشابه توسط گروهای ذی نفع، تجمیع و یکسان سازی می گردد. به گونه ای که فقط یک قاعده برای توصیف یک دسته از اقلام مشابه وجود داشته باشد.
به طور معمول واحد های مهندسی در هنگام تعیین مواد مستقیم محصول جدید توجهی به مواد اولیه و قطعات موجود سازمان ندارند در این حالت احتمال خرید اقلامی که دارای قلم مشابه در سازمان می باشند وجود دارد. یا ممکن است اقلام یکسانی توسط واحد های مهندسی به طور جداگانه از تامین کنندگان مختلف، در حجم و با قیمت متفاوتی خریداری شوند. اولین گام در نرمال سازی داده های اقلام، شناسایی اقلام پرمصرف مشترک بین واحد ها می باشد. تا بتوان در گام بعد در مورد قیمت، تامین کننده، تعداد و نحوه خرید آنها به صورت یکپارچه تصمیم گیری نمود. نرمال سازی داده های اقلام می بایست قبل از انتقال داده های سازمان به سیستم ERP انجام گیرد در صورت عدم انجام این کار علی رغم صرف هزینه های مالی، سیستم ERP کارایی لازم را نخواهد داشت و حتی ممکن است این یکپارچه سازی نتیجه عکس داده و موجب تسریع در تکثیر داده های بی کیفیت و تنوع اقلام جدید در سازمان گردد.
چگونگی مرتبط نمودن اقلام تکراری در هنگام انتقال داده های اقلام به سیستم ERP/PLM:
قبل از انتقال داده های اقلام می بایست داده های تکراری مرتبط با هر قلم شناسایی شده و تجمیع گردد. برای این کار می بایست شناسه های قدیمی مربوط به قلم تکراری به شناسه جدید قلم مرتبط شوند با انجام این کار بین شناسه های قدیمی و جدید قلم لینک برقرار شده و موجب شناسایی اقلام تکراری می گردد. استفاده از شناسه های قدیمی ممکن است تا مدت زمانی حتی بعد از انتقال داده ها به سیستم ERP/PLM توسط واحد های ذی نفع انجام پذیرد. وجود این لینک موجب می گردد به نوعی سوابق اطلاعاتی وابسته به شناسه های قدیمی در دسترس کاربران باشد. همچنین این ارتباط (بین شناسه های قدیم و جدید) امکان فازبندی انتقال داده ها را از سیستم های قدیمی به سیستم جدید فراهم می نماید.
۳-سازمان دهی خرید اقلام پرمصرف :
برای سازمان هایی که در مدیریت داده های اقلام تدارکاتی خود دارای برنامه نمی باشند و هر یک از واحد های سازمانی به صورت مستقل نسبت به تدارک اقلام مورد نیاز خود اقدام می نمایند یک فرصت مناسب وجود دارد تا نسبت به منطقی نمودن هزینه های تولید خود اقدام نمایند. برای کاهش هزینه ها و تعیین اقلام تکراری لازم نیست تمامی اقلامی که سازمان از تامین کنندگان خریداری می کند به صورت دقیق شناسایی گردند. برای شروع می توان به صورت آزمایشی در یک مقیاس کوچک دسته ای از اقلام پر مصرف سازمان را انتخاب و نسبت به غنی سازی داده های توصیفی آن اقدام نمود. این کار تشخیص اقلام مشابه را آسان می نماید. اغلب مواقع اختلاف قیمت خرید در اقلام مشابه تدارکاتی به علت تفاوت در تامین کننده یا حجم خریداری شده می باشد. اگر سازمان بتواند در حوزه خرید اقلام پر مصرف خود با تامین کنندگان کمتری (تشکیل وندور لیست) و با حجم بیشتری (تجمیع خرید های خرد) خرید انجام دهد به طور حتم شاهد کاهش قابل توجهی در هزینه های خرید و صرفه جویی منابع در بازه زمانی کوتاهی خواهیم بود.
وجود پشتیبانی و حمایت اجرایی دو واحد تولید-مهندسی و خرید-تدارکات موجب می گردد تا آشنایی به مراحل اجرا حاصل شده و از نتیجه بخش بودن عملیات اطمینان حاصل شود. بعد از حاصل شدن نتیجه برای دسته اقلام منتخب می توان خرید سایر اقلام پر مصرف در سطح سازمان را نیز بدین نحو سازمان دهی نمود. این امر ضمانت اجرای فرایند برای کل اقلام است که نتیجه آن کمک به صرفه جویی و کاهش هزینه ها به صورت دراز مدت خواهد بود.
خلاصه :
سه راهکار ساده که شما می توانید با استفاده از آن هزینه تولید در سازمان را کاهش دهید به شرح زیر است :
اول، ایجاد یک فرایند یکپارچه در مدیریت درخواست های اقلام جدید در بین واحد ها که می تواند صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های مربوط به تامین اقلام مستقیم محصول داشته باشد. البته باید توجه داشت که این فرایند می بایست از جانب مدیران سازمان به نحو شایسته ای حمایت گردد. دومین راهکار که عامل کلیدی در اجرای موفقیت آمیز صرفه جویی در هزینه های تولید می باشد بهبود کیفیت داده های اقلام است این عامل موجب می گردد تا کاربران به آسانی بتوانند قلم مورد نظر خود را از بین اقلام موجود در سازمان شناسایی کرده یا اقلام پیشنهادی مشابه با قلم درخواست شده را در سیکل درخواست قلم جدید مشاهده نمایند. برای اجرای این عامل کلیدی نیاز به داده هایی از قلم است که پاک سازی، طبقه بندی و نرمال سازی شده باشند. باید توجه داشت که قبل از انتقال داده های اقلام به سیستم ERP، داده های تکراری هر قلم می بایست شناسایی و به یکدیگر مرتبط گردند. سوم، با استخراج اقلام پرمصرف واحد ها و تجمیع عملیات خرید آنها می توان با قدرت چانه زنی بیشتر نسبت به دریافت تخفیف و عقد قراردادهای بلند مدت با تامین کنندگان اقدام نمود و کنترل هزینه های خرید مواد پرمصرف مستقیم را به دست گرفت.
[۱] Product Lifecycle Management (مدیریت چرخه تولید)
[۲] Enterprise resource planning (برنامه ریزی منابع سازمان)