نحوه و چگونگی پیاده سازی کدینگ ( کاتالوگینگ ) در هر سازمان رابطه مستقیمی با میزان تنوع کالا های موجود در انبار دارد. دغدغه ی اصلی تمامی سازمان هایی که اقدام به پیاده سازی و استقرار کدینگ کالا می نمایند هر چه بهتر انجام دادن فرایندهای مرتبط با کالا های در گردش سازمان، مانند فرآیندهای سفارش، خرید، انبارش، کنترل موجودی و … است. در ساده ترین شکل آن، بکارگیری یک نرم افزار فروشگاهی که مدیریت حسابداری و کنترل موجودی کالا را انجام می دهد برای یک سازمان کوچک که با تنوع کمی از کالا ها سروکار دارد می تواند مفید باشد. اما هر چه تعداد و میزان تنوع کالا های در گردش سازمان بیشتر شود فرآیند های مرتبط با مدیریت کالا ها پیچیده تر شده و ابزارهای ( نرم افزار های تخصصی ) متنوع تری را می طلبد. نرم افزارهایی مانند انبارداری ، تامین ، نگهداری و تعمیرات ، بهای تمام شده ، حسابداری و … همگی برای رفع بخشی از نیاز های سازمان جهت مدیریت فرایند های مرتبط با کالاها ایجاد شده و بکار گرفته می شود. مدیریت و نحوه اجرای کدینگ کالا نیز همانند سایر فرایند های مرتبط با مدیریت کالا وابسته به میزان تنوع کالا های در گردش سازمان است. از یک سازمان کوچک که با یک نرم افزار فروشگاهی ، مدیریت کالاهای در گردش خود را انجام می دهد تا یک سازمان گسترده که از نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان ( ERP[1] ) جهت مدیریت فرایند های خود استفاده می نماید ، همگی به نحوی با کدگذاری کالا ها درگیر بوده و در تراکنش های اطلاعاتی خود آن را بکار می برند. هدف سازمان ها از اجرای کدینگ کالا ، گردآوری ، ثبت و نگهداری اطلاعاتی از کالا ( کاتالوگینگ ) است که با استفاده از آنها ، فرایندهای مرتبط با کالا های در گردش خود را بهتر مدیریت نمایند. زمانی که میزان تنوع کالا های در گردش کم باشد پیاده سازی و استقرار کدگذاری با هر شکل و روشی تا حد زیادی نیاز سازمان را رفع می نماید. اجرای کدینگ در نرم افزار انبارداری به روش عددی ترتیبی ، عددی گروهی ، الفبایی عددی و … از این نمونه است. با افزایش میزان تنوع کالا ها اجرای کدینگ با استفاده از روش های فوق موجب بروز مشکلاتی در مدیریت فرایندهای مرتبط با کالاهای در گردش سازمان می گردد از جمله :
- سازمان با تعداد زیادی کد برای کالاهای در گردش مواجه است در حالی که به طور تجربی می داند بسیاری از آن ها زائد بوده و اشاره به کالاهای یکسانی دارند.
- عدم نامگذاری قاعده مند کالاها، امکان جستجو و یافتن آن را از طریق نرم افزار انبارداری ، دشوار و زمان بر ساخته است.
- سازمان به طور تجربی از وجود کالاهایی با کاربرد یکسان در انبار اطلاع یافته است ولی قادر به شناسایی و تعیین روال هایی برای جایگزین کردن آنها با هم نیست.
- عدم وجود روال مشخص در گردآوری ، ثبت و نگهداری اطلاعات ذاتی کالا موجب شده است که سازمان قادر به معرفی کالای مورد نیاز خود به تامین کنندگان جدید نباشد.
- عدم وجود روال در کدینگ کالا موجب ایجاد نام ها و کدهای متفاوت برای یک کالا یا اختصاص یک کد به چند کالا در بخش های مختلف سازمان شده است.
- برنامه ریزی تولید ، درخواست کالا از انبار ، درخواست خرید کالا ، انجام سرویس های نگهداری و تعمیر ( نت ) و تهیه گزارش بهای تمام شده به علت وجود ابهامات و چندگانگی اطلاعات کالا ها دقیق و قابل اطمینان نمی باشند.
برای جلوگیری از بروز مشکلاتی از این دست سازمان نیازمند آن است که در نحوه پیاده سازی و استقرار روش شناسایی و کدینگ کالا های در گردش خود بازنگری نماید. بکارگیری یک روال جامع و صحیح در کدگذاری کالا ها موجب کاهش هزینه ها و افزایش بهروری می گردد در این راستا سازمان جهانی استاندارد ایزو ( ISO ) با استفاده از تجربه سازمان های بزرگ صنعتی و نظامی از جمله شرکت Shell و سازمان ناتو که دارای بیش از یک قرن تجربه در حوزه مدیریت اطلاعات اقلام می باشند اقدام به انتشار مجموعه استاندارد هایی با هدف ارائه راهکارها در نحوه پیاده سازی و استقرار کدینگ کالا ها ( کاتالوگینگ ) نموده است. بکارگیری این استانداردها برای سازمان هایی که در نحوه مدیریت اطلاعات اقلام در گردش خود ( کدینگ ) دچار مشکل هستند به شدت توصیه می شود.
[۱] Enterprise resource planning