چرا افزایش اقلام تکراری در سازمان نادیده گرفته می شود؟
مدیریت اقلام تکراری یا شبه تکراری، یک فرصت عالی برای سازمان ها است تا بتوانند در هزینه های سازمان صرفه جویی نمایند، در حالی که متاسفانه ازدیاد اقلام تکراری در بسیاری از سازمان ها به دلایل زیر نادیده گرفته می شود.
- به طور معمول شناسایی و مدیریت اقلام تکراری در سازمان ها مورد اهمیت نمی باشد. زیرا هزینه های آشکار و پنهان حاصل از وجود اقلام تکراری و شبه تکراری برای سازمان ها ناشناخته است.
- فقدان یا کارآمد نبودن ابزارهای جستجوی قلم، موجب ایجاد وضعیت پیچیده ای در فرایند های شناسایی اقلام تکراری و شبه تکراری در سازمان شده است.
- اولویت دادن به اهداف کوتاه مدت (مانند طراحی و تولید محصول جدید در یک بازه زمانی معین) نسبت به اهداف بلند مدت (مانند ایجاد صرفه جویی در هزینه های تولید محصول جدید با شناسایی و بکارگیری از اقلام موجود سازمان به جای خرید اقلام جدید)
- مسئولیت بخشی از مشکلات بین واحدهای طراحی-مهندسی، خرید-تدارکات و تولید بر عهده هیچ یک از واحد ها نبوده و ناشی از وجود اقلام تکراری شناسایی نشده در سازمان است.
- به طور معمول مفهوم مدیریت تنوع اقلام برای واحدهایی که با قلم و اطلاعات آن سروکار دارند ناشناخته است عدم اطلاع از کل فرایند و تقسیم نادرست وظایف بین واحد های مربوطه موجب می گردد اجرای این فرایند در عمل پیچیده گشته و نتایج حاصل از آن رضایت بخش نباشد.
واحد طراحی – مهندسی
واحد طراحی – مهندسی قابلیت ویژه ای در افزایش اقلام جدید در سازمان دارد. این واحد همواره با دغدغه ایجاد و به روز رسانی طراحی های جدید خود در زمان مقرر دقتی در استفاده از اقلام موجود سازمان ندارد.
- از دیدگاه واحد طراحی – مهندسی انتخاب یک قلم جدید برای یک محصول آسان تر از یافتن قلم مورد نظر از بین اقلام موجود است. به طور معمول مهندسین واحد طراحی متمرکز بر روی دغدغه های خود (مانند اتمام طراحی محصول جدید در موعد مقرر) هستند. در واقع واحد طراحی – مهندسی هیچ دیدگاهی نسبت به اثرات ایجاد یک قلم جدید در سازمان مانند افزایش تنوع اقلام، افزایش موجودی اقلام، افزایش خواب سرمایه، کاهش کیفیت، کاهش قدرت چانه زنی با تامین کنندگان و … ندارد. و این در حالی است که در بلند مدت هزینه های حاصل از ازدیاد تنوع اقلام جدید تکراری در سازمان به مراتب از آماده نشدن طراحی و تولید محصول جدید در موعد مقرر بیشتر خواهد بود.
- طبعا مهندسین واحد طراحی نیز از استفاده مجدد اقلام موجود در سازمان خوشحال خواهند شد. اما اغلب مواقع یافتن قلم بر حسب مشخصات مورد نظر زمان بر است. زیرا مهندسین می بایست برای یافتن قلم مورد نظر خود به مکان ها و فایل های اطلاعاتی متعددی رجوع نمایند که در بسیاری موارد با اطلاعاتی ناقص یا متناقض از قلم مورد نظر مواجه می شوند. وجود فشار کاری و عدم وجود ابزارهای جستجویی که قادر به یافتن قلم مورد نظر یا مقایسه اقلام مشابه بر حسب مشخصه های توصیفی باشند، موجب می گردد که مدت زمان یافتن قلم مورد نظر از درخواست قلم جدید بیشتر شود بدیهی است که در این حالت مهندسین طراح راه آسان تر را انتخاب نموده و درخواست قلم جدید می نمایند.
واحد خرید – تدارکات
پس از آنکه واحد مهندسی طراحی محصول جدید را به اتمام رساند و طرح جدید آماده نمونه سازی یا تولید انبوه گردید. واحد خرید – تدارکات با استفاده از فهرست مواد اولیه محصول ( BOM[1] ) ارسال شده از واحد طراحی – مهندسی اقدام به خرید مواد مورد نیاز جهت تولید محصول جدید می کند.
- واحد خرید – تدارکات فهرست ارسال شده اقلام مورد نیاز جهت تولید محصول را از نظر تکراری بودن بررسی می کند، یافتن هر قلم تکراری (و معادل یابی از اقلام داخل سازمان) موجب می گردد از حجم خرید کاسته شود. به طور تجربی واحد خرید با مشکلات و چالش هایی که ورود یک قلم جدید (ورود یک وندور جدید) به سازمان دارد آشنا است. بنابراین سعی می کند تا جایی که امکان دارد از خرید قلم از یک وندور جدید خودداری کند. با این حال معمولا فهرست درخواست خرید اقلام منطبق با BOM زمانی به واحد خرید ارسال می شود که محدودیت زمانی جهت خرید و تحویل اقلام به واحد تولید تعیین و الزامی گشته است. با این شرایط بدیهی است که واحد خرید – تدارکات یافتن اقلام جدید تکراری و شبه تکراری را علی رغم داشتن آگاهی نسبت به اهمیت آن در الویت کاری واحد خود قرار نمی دهد.
- معمولا بین واحد طراحی – مهندسی و خرید – تدارکات از نظر تبادل اطلاعات یک شکاف ارتباطی وجود دارد و ارتباط بین این دو واحد تقریبا یک سویه و از واحد مهندسی به خرید است، در این حالت واحد طراحی – مهندسی اغلب بازخوردهای زیادی از واحد خرید – تدارکات در مورد اقلام جدید تکراری شناسایی شده دریافت نمی کند.
- تغییرات طراحی محصول برای واحد خرید – تدارکات هزینه دارد. معمولا یک بار BOM محصول از واحد طراحی به واحد خرید ارسال می گردد اما بعد از ارسال با هر تغییر BOM درخواست های ارسال شده به واحد خرید نیز به روزرسانی می گردند. تغییر سفارشات هزینه زیادی را برای واحد خرید – تدارکات به همراه دارد، زیرا این واحد می بایست مجدداً نسبت به بررسی، تجزیه و تحلیل درخواست ها اقدام نماید. این تغییرات و بررسی ها موجب طولانی تر شدن زمان تامین اقلام مورد نیاز و در نتیجه به تاخیر افتادن تولید محصول جدید می شود. بنابراین جایگزین نمودن قلم موجودی دار به جای قلم جدید در فهرست BOM نیز برای سازمان هزینه دارد حال این سوال مطرح می شود که از بین دو حالت :
۱) تغییر درخواست خرید با هدف جایگزین نمودن قلم موجود با یک قلم جدید
۲) عدم کنترل اقلام و اجازه ورود قلم جدید
کدام یک بیشترین تاثیر را در کاهش هزینه های تولید سازمان دارند.
واحد تولید
هنگامی که واحد تولید درخواست کالا از انبار می نماید و اقلام درخواست شده بر روی محصول مونتاژ می شوند به احتمال زیاد این واحد متوجه بسیاری از اقلام تکراری و شبه تکراری موجود می شود. آنها با تعجب خواهند پرسید چرا واحد مهندسی در BOM محصول جدید از اقلام جدیدی استفاده کرده که عین یا مشابه آن قبلا در محصول دیگری وجود داشته است.
- واحد تولید درک ذاتی از هزینه اقلام تکراری بر بهای تمام شده محصول دارد. زیرا به تجربه با موارد زیادی از اقلام تکراری در هنگام درخواست کالا از انبار که هر کدام دارای دستور العمل نصب و راه اندازی جدیدی هستند برخورد کرده است. عدم آشنایی واحد تولید با نحوه عملکرد اقلام جدید تکراری که از وندور های ناشناخته (جدید) تامین شده است و هر یک دارای الزاماتی خاص در جهت حفظ کیفیت محصول نهایی دارند موجب می شود فرایند و زمان مونتاژ محصول افزایش یابد. اگر چه واحد تولید دارای تجربه فراوانی در مواجه با این دست مشکلات است اما این واحد نیز همچون واحد خرید – تدارکات به علت عملیاتی بودن قادر به رفع و رجوع و ارائه بازخورد به سایر واحدها ( مانند طراحی – مهندسی ) نیست.
- در اغلب مواقع رابطه بین دو واحد تولید و طراحی – مهندسی به گونه ای است که عملکرد واحد تولید متاثر از برنامه های واحد طراحی – مهندسی می باشد و امکان ارائه بازخورد و تبادل نظرات بین آنها وجود ندارد.
- واحد تولید به طور معمول دارای فهرستی از مسائل و مشکلات عملیاتی است که نیاز به رفع و روجوع آنها دارد. بنابراین علاقه ای به اضافه کردن فعالیت مدیریت اقلام تکراری به فهرست مسائل خود ندارد.
- واحد تولید نسبت به اقلام تکراری جدید قطعیت نظر ندارد زیرا به دلیل عدم دسترسی به داده های توصیفی کافی از قلم تکراری جدید و قلم موجود در سازمان برای این واحد مشخص نیست که آیا قلم جدید برحسب دارا بودن یک ویژگی خاص نسبت به قلم موجود در سازمان در BOM محصول لحاظ شده است یا خیر. مانند دو پیچ که دارای ابعاد یکسانی می باشند اما پوشش آنها علی رغم تشابه ظاهری متفاوت است و یکی دارای ویژگی استفاده در شرایط محیطی سخت تری می باشد.
- برای از بین بردن اقلام تکراری یا شبه تکراری و استفاده از اقلام موجود نیاز به تغییر سفارشات می باشد که انجام این امر نیازمند صرف زمان و هزینه و تاخیر در تولید محصول است.
چگونه آگاهی واحد های سازمان را در مورد اثرات افزایش اقلام تکراری افزایش دهیم؟
چه کارهایی می توان انجام داد تا میزان آگاهی واحد ها از اثرات افزایش اقلام تکراری یا شبه تکراری افزایش یابد؟
- اطلاع رسانی به واحد ها پیرامون راه هایی که اقلام تکراری موجود در سازمان، موجب افزایش هزینه ها در چرخه تولید محصول می گردد. آموزش واحد های طراحی- مهندسی، خرید – تدارکات و تولید در مورد مسائل و هزینه های مرتبط با افزایش اقلام تکراری در سازمان.
- درک تاثیر اقلام تکراری بر افزایش هزینه های چرخه مصرف اقلام و آموزش واحد های طراحی – مهندسی، خرید – تدارکات و تولید در مورد مسائل و هزینه های مرتبط با افزایش اقلام تکراری در سازمان.
- بهبود ارتباطات بین واحد های طراحی – مهندسی، تولید و خرید – تدارکات به نحوی که ترکیبی از دو واحد خرید – تدارکات و تولید در فرایند طراحی اولیه محصول با واحد طراحی – مهندسی همکاری داشته باشند تا امکان استفاده از تجربیات و بازخوردهای دو واحد خرید – تدارکات و تولید در طراحی محصول فراهم شود. در این صورت اقلام تکراری و شبه تکراری قبل از قرار گیری در فهرست BOM شناسایی و اصلاح می شوند تا هزینه تغییرات فهرست درخواست های خرید به حداقل میزان خود برسد.
- از آنجایی که مسائل و مشکلات مرتبط با افزایش اقلام تکراری بین واحد های مختلف بروز می کند و اغلب نادیده گرفته می شود وجود یک ساز و کار آگاه نسبت به مشکلات و دارای مسئولیت برای مدیریت اقلام تکراری و جلوگیری از افزایش آن لازم است. برای این منظور وجود یک دپارتمان با محوریت ثبت و مدیریت داده های اقلام ( کاتالوگینگ اقلام ) جهت جلوگیری از ازدیاد تنوع اقلام ضروری می باشد.
- وجود یک برنامه نرم افزاری جامع و قاعده مند که امکان ثبت و نگهداری داده های توصیف کننده اقلام را به صورت با کیفیت داشته باشد و بتواند قلم جدید درخواست شده را قبل از خرید از طریق یک فرایند ترکیبی مرور نموده و با مقایسه داده های توصیفی آن با اقلام موجود، اقلام مشابه را پیشنهاد دهد.
- ارائه ابزارهایی که بتواند به صورت کارآمد اقلام را دسته بندی نماید و امکانات کاملی در جهت جستجو و مقایسه اقلام با یکدیگر داشته باشد.
[۱] Bill of Materials