وجود کاتالوگ های با کیفیت اقلام علاوه بر آنکه می تواند تضمینی برای یافتن و انتخاب درست اقلام توسط مهندسان واحد های طراحی و تولید و نگهداری و تعمیر باشد. مزایا و محاسن متعدد دیگری دارد که موجب می شود علی رغم داشتن هزینه، فرایند کاتالوگینگ اقلام در سازمان توجیه داشته و مقرون به صرفه باشد. مثال ذکر شده در مقاله «مراحل کاتالوگینگ اقلام به زبان ساده» را در نظر بگیرید، همانطور که در آن مثال مشاهده کردید از ۱۴ قلم مورد بررسی ۹ عدد از آنها قلم تکراری سازمان بودند که با شناسه دیگری ثبت و نگهداری می شدند. حال اگر فرض کنیم که از این فهرست ۱۴ قلمی در سال ۴ بار خرید انجام می گرفته است. پس از شناسایی اقلام تکراری تعداد دفعات خرید اقلام از ۵۶ به ۲۰ بار در سال کاهش می یابد. اگر هزینه های سربار هر بار خرید، یعنی از نقطه ثبت درخواست خرید تا تحویل قلم به واحد درخواست کننده را ۱۲۰ هزار تومان در نظر بگیریم انجام فرایند کاتالوگینگ و ایجاد کاتالوگ های باکیفیت برای این ۱۴ قلم به تنهایی در سال موجب صرفه جویی ۴ میلیون و ۳۲۰ هزار تومانی در هزینه های خرید سازمان می گردد. با توجه به آنکه هزینه خرید هر یک از ۱۴ قلم مثال مذکور کمتر از هزار تومان می باشد بدیهی است در واقعیت و عملیات جاری سازمان هزینه های سربار بابت مواردی مشابه به مراتب بیشتر باشد.
به همین دلیل می توان گفت که کاتالوگینگ ارزشی فراتر از تسهیل فرایند خرید دارد. وجود کاتالوگ با کیفیت موجب تسهیل استراتژی های خرید، بهبود قراردادها با تامین کنندگان تحت پوشش و دریافت خدمات بهتر و تخفیفات بیشتر از آنها می شود همچنین کاتالوگینگ موجب کاهش فضای مورد نیاز جهت انبارش اقلام و کاهش تعدد دفعات خرید و انتقال اقلام به سازمان می گردد. بدیهی است در سازمانی دارای ۵ هزار قلم، با ارزش حدود ۲۰ میلیارد تومان ، که رنج اقلام تکراری در آن بین ۵ تا ۲۰ درصد است می توان به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها دست یافت.
منافع حاصل از کاتالوگینگ ۵ هزار قلم :
یک سازمان با ۵ هزار قلم را در نظر بگیرید که به طور میانگین ۱۲ درصد اقلام آن تکراری است اگر در این سازمان به طور متوسط ۴ درخواست خرید در سال به ازای هر قلم انجام شود و هزینه سربار هر درخواست خرید ۲۰۰ هزار تومان باشد، انجام کاتالوگینگ و شناسایی اقلام تکراری می تواند برای این سازمان در طول یک سال حدود ۴۸۰ میلیون تومان صرفه جویی در هزینه های سربار داشته باشد به عبارت دیگر با انجام کاتالوگینگ، سازمان ۴۸۰ میلیون تومان را به جای هزینه پس انداز می کند. از طرف دیگر اگر قیمت هر قلم را به طور متوسط ۴ میلیون تومان در نظر بگیریم در طول یک سال سازمان می تواند ۲ میلیارد و ۴۰۰ میلیون تومان صرفه جویی در خرید کالا داشته باشد یعنی به جای خرید ۶۰۰ قلم کالای تکراری از اقلام معادلش که در سازمان وجود دارد استفاده شود. با نرخ سود ۱۵ درصد برای ۲ میلیارد و ۴۰۰ میلیون تومان پس انداز می توان چیزی حدود ۳۶۰ میلیون تومان سود سالیانه در نظر گرفت. همان طور که مشاهده می کنید کاهش ۱۲ درصدی از تنوع اقلام سازمان می تواند صرفه جویی در حدود ۸۴۰ میلیون تومان (تجمیع صرفه جویی در هزینه های سربار و سود حاصل از صرفه جویی خرید اقلام جدید تکراری) برای سازمان به همراه داشته باشد که این مبلغ چیزی حدود ۴ درصد ارزش کل اقلام سازمان (۲۰ میلیارد تومان) است.
منافع حاصل از این میزان صرفه جویی در هزینه ها را می توان در اموری از جمله مدیریت اقلام حساس[۱] ، مذاکره در قراردادها و سایر طرح هایی که موجب توسعه و بهبود کسب و کار سازمان می گردد صرف نمود.
سایر منافع کاتالوگینگ :
از جمله دیگر مزایای کاتالوگینگ را می توان کاهش سفارشات نادرست اقلام توسط کاربران و کاهش تعداد اقلام بازگشتی به تامین کنندگان که موجب کاهش هزینه های دوباره کاری و ازدیاد تنوع اقلام جدید در سازمان می شود برشمرد.
هزینه از دست رفتن فرصت ها نیز باید در نظر گرفته شود. مانند زمانی که واحد نگهداری و تعمیر نیاز فوری به یک قطعه یدکی از یک تامین کننده خاص دارد اما قطعه مورد نظر فاقد موجودی بوده و می بایست خریداری شود و این فرایند ممکن است تا چند ماه به طول بیانجامد. به درازا کشیدن فرایند تامین، هزینه هایی را متوجه تولید خواهد نمود حتی ممکن است موجب توقف تولید شود و این در حالی است که قلم (اقلام) مشابه قلم درخواست شده با شماره فنی (های) متفاوتی در جای دیگر از انبار دارای موجودی می باشد. شناسایی اقلام مشابه (شبه تکراری) یا هم ارز یکی دیگر از مزایای اجرای با کیفیت کاتالوگینگ می باشد تا سازمان بتواند در مواقع ضروری از یک قلم به جای قلم دیگر استفاده نماید.
کاتالوگینگ باکیفیت اقلام می تواند توانایی یک سازمان را در تشخیص و محاسبه دقیق اقلام پر مصرف افزایش دهد به نحوی که سازمان به جای خرید های موقت، مقطعی و متعدد با قراردادهای طولانی و تضمین شده و قیمت پایین تر نسبت به خرید اقلام از تامین کنندگان اقدام نماید.
برای نمونه قلمی را که در طول سال چندین بار برای خریدش با قیمت ۲۰۰ هزار تومان هزینه صرف شده است می توان با قراردادی که طی آن سازمان با تامین کننده توافق می کند، قلم را در طول چند سال با شرایط فنی و کیفی توافق شده به قیمت ۸۰ هزار تومان تامین نمود.
بررسی ها طی سه سال پس از انجام پروژه کاتالوگینگ در یک سازمان نشان می دهد که اجرای کاتالوگینگ با کیفیت در سازمان می تواند از اولین سال بعد از اجرا تا ۱۵ برابر میزان هزینه اش برای سازمان سود داشته و موجب کاهش هزینه ها شود.
نتیجه :
وجود یک نظام کاتالوگینگ اقلام در سازمان می تواند مزایای فراوانی را برای سازمان به همراه داشته باشد. برخی از این مزایا مانند کاهش هزینه های حاصل از انبارش و خرید اقلام قابل برآورد و اندازه گیری می باشند و برخی دیگر مانند زمان صرف شده جهت یافتن یک قلم با ویژگی های مشخص یا کاهش (توقف) تولید به علت عدم وجود قطعه ای که مشابه آن در سازمان با شناسه دیگری وجود دارد قابل تخمین و اندازه گیری نمی باشد.
در واقع می توان گفت یک کاتالوگینگ با کیفیت می تواند پشتیبان واحدهای تعمیر و نگهداری، طراحی و تولید و خرید و تدارکات در مواقع بحرانی و حساس باشد.
کدام پروژه ای را مانند کاتالوگینگ اقلام می توان یافت که از سال اول بعد از عملیاتی شدنش بتواند تا ۱۵ برابر هزینه اش سود دهی برای سازمان داشته باشد.
[۱] شامل اقلام حساس و بحرانی یک ماشین یا تجهیز که به صورت دوره ای مثلا ساعت کارکرد می بایست تعویض شوند.